Tồn tại những lý thuyết có hệ thống và cơ bản cho việc chia nhỏ bất cứ khối thông tin lớn nào, cho dù nó được đem đi in hay cho World Wide Web. Cơ sở của mọi hệ thống lý luận là giới hạn của con người trong việc lưu giữ và nhớ lại thông tin. Các nhà tâm lý học nhận thức đã biết từ hàng thập niên trước rằng đại đa số chúng ta chỉ có thể lưu giữ khoảng 4 đến 7 mẫu thông tin rời rạc trong trí nhớ ngắn hạn. Mục đích của các hệ thống tổ chức là giữ số lượng mẫu thông tin mà người đọc cần lưu nhớ đên tối thiểu, bằng việc sử dụng kết hợp giữa thiết kế đồ hoạ, qui ước lớp và biên tập thông tin thành các đơn vị riêng rẽ. Phương pháp độc giả timg kiếm và sử dụng thông tin cũng thừa nhận, các tin ngẵn hơn, riêng biệt sẽ chức năng hoá hơn và dễ định vị hơn khối thông tin dài.
Đại đa số web site có thông tin tham khảo để độc giả tìm kiếm trong các bài ngắn hơn. Độc giả rất ít khi đọc các tài liệu dài, liên tục trên màn hình, và đa số họ, những người đi tìm một mẩu tin, sẽ khó chịu khi phải rà soát một bài dài toàn chữ để cuối cùng tìm cái họ cần. Các đoạn tin nhỏ của các thông tin có liên quan sẽ dễ tổ chức hơn thành các khối thông tin riêng để tạo nên hệ thống đồng nhất, hình thành nên cơ sở các liên kết hypertext. "Nhỏ" chỉ có thể được xác định trong ngữ cảnh của tài liệu chúng ta trình bày và cái ta mong muốn cho độc giả.
Ngày lại ngày, cuộc sống xã hội và công nghiệp càng ít đòi hỏi chúng ta tạo bản tường trình chi tiết về cái chúng ta biết và những cái đó liên quan đến nhau như thế nào, nhưng không có một nền tảng hệ thống hoá logíc và vững chắc, web site của chúng ta sẽ không hoạt động tốt, ngay cả khi các nội dung cơ bản của chúng ta là xác đáng và hay. Bốn bước cơ bản trong việc tổ chức thông tin của chúng ta là chia nó thành các đơn vị logic, thiết lập hệ thống cấp bậc theo tầm quan trọng và tính tổng quát, sử dụng hệ thống này để tạo cấu trúc quan hệ giữa chúng, sau đó phân tích sự thành công về chức năng và thẩm mỹ của các hệ thống.
Đa số thông tin trên World Wide Web gồm có các bài giới thiệu ngắn không cần đọc nối tiếp. Điều này rất đúng đối với các web site của các tổ chức, chính phủ, doanh nghiệp và giáo dục hay cung cấp các thông tin đã được in trên giấy trước đó. Những nhà viết tài liệu kỹ thuật đã phát hiện rất lâu trước khi web ra đời rằng độc giả đánh giá cao các đoạn thông tin ngắn do có thể nhanh chóng rà soát và định vị chúng. Các đoạn thông tin ngắn, tổ chức thống nhất đặc biệt thích hợp với trình bày của web, do
Có ít độc giả dành thời gian để đọc tài liệu dài trên màn hình. Đa số họ sẽ lưu tài liệu dài vào đĩa, hoặc in chúng, chỉ đọc những gì bao quát trực tuyến.
Các mẩu tin ngắn, riwng biệt thích hợp với liên kết web. Độc giả thường muốn tìm thấy một phần thông tin chủ định, chứ không phải toàn bộ cả quyển sách để rồi lọc nó ra. Nhưng cũng đừng chia cắt quá nhỏ thông tin, chúng ta sẽ làm độc giả thất vọng. Từ một đến ba trang (in) thông tin là đủ cho một đoạn thông tin trên web. Một liên kết mà chỉ đến một mẩu tin cụt lủn sẽ thật ngớ ngẩn trong mọi trường hợp.
Hình thức đồng nhất của cách tổ chức và hình thức trình bầy thông tin cho phép độc giả áp dụng kinh nghiệm của họ có từ web site của chúng ta để tìm kiếm, khám phá, và cũng cho phép độc giả dự đoán được phần web site mới, lạ sẽ được tổ chức như thế nào.
Các đoạn thông tin ngắn gọn, súc tích sẽ thích hợp hơn với màn hình máy tính, cái mà giới hạn tầm nhìn của các văn bản dài.
Việc áp dụng phân chia thông tin phải linh động, và nhất quán với ý thức chung, với hệ thống logic và với sự thuận tiện cho độc giả web. Cách tốt nhất để phân chia và tổ chức thông tin thực hiện theo bản chất của nội dung. Cũng có lúc cần tạo một tài liệu dài trên web như một bản tổng hợp của các đoạn thông tin. Điều này cần thiết khi chúng ta tạo các trang web để độc giả có thể lưu hay in chúng.
Nếu chỉ xác định cấu trúc định vị cơ bản cho độc giả thì mọi tổ chức cần đến sự phân cấp theo tầm quan trọng. Mọi "đoạn" thông tin có thể và nên được sắp xếp theo mức quan trọng, và được hệ thống theo mức độ quan hệ giữa các thành phần. Khi chúng ta đã xác định được hợp lý các mức ưu tiên, chúng ta có thể xấy dựng một hệ thông phân cấp từ mức ưu tiên nhất hay mức tổng quát nhất, xuống đến mức cụ thể nhất hay mức chi tiết nhất. Hệ thống phân cấp thực sự là cần thiết đối với web, vì ý tưởng trang chủ-liên kết phụ thuộc vào sự phân cấp, di chuyển từ cái nhìn khái quát nhất của toàn web site (trang chủ), qua các menu con xuống đến trang nội dung đã ngày càng trở nên đặc trưng.
Khi đối diện với một hệ thống thông tin mới, phức tạp, độc giả bắt đầu xây dựng các mô hình lý trí, và sau đó sử dụng chúng để đánh giá các mối liên hệ giữa những chủ đề, và giả thiết về vị trí tìm thấy thông tin họ chưa thấy trước đó. Sự thành công của web site chúng ta như một hệ thống thông tin sẽ chủ yếu được xác định bởi hệ thống thống đó cân xứng bao nhiêu với các mong muốn của độc giả. Hệ thống hợp lý cho phép độc giả dự đoán đúng vị trí họ tìm thấy thông tin họ cần tìm. Thông tin được sắp xếp bằng hình ảnh, dán nhãn, được nhóm và phân loại nhất quán cho phép độc giả mở rộng nhận biết từ các trang đã xem vào các trang mới lạ đối với họ. Nếu chúng ta làm độc giả lạc lối với một cấu trúc không hợp lý, dễ hiểu, độc giả sẽ bị thất vọng liên miên bởi các khó khăn khi tìm thông tin. Đừng nên xây dựng một web site trông như sau:
Sau khi đã tạo nên web site, chúng ta nên phân tích tính thẩm mỹ của nó, và tính thực tế cũng như tính hiệu quả của cả cơ cấu hệ thống. Chúng ta chọn cấu trúc hệ thống nào cho web site không quan trọng, quan trọng là thiết kế web site thích hợp, cân bằng giữa cấu trúc và quan hệ của menu hay các trang "homepage" với các trang nội dung độc lập, các đồ hoạ liên kết, tài liệu. Mục đích là để xây dựng một hệ thống phân cấp của menu, trang web sao cho tự nhiên đối với độc giả, không gây trở ngại hoặc làm lúng túng khi đọc web site.
Các web site quá nông, chỉ có một mức liên kết, ủy thác vào các trang menu nặng nề mà sau một thời gian sẽ giống như một mớ hỗn độn các thông tin không liên quan đến nhau, được liệt kê không theo một trật tự nào cả:
Hệ thống menu lại có thể quá sâu, cất giấu thông tin dưới nhiều lớp menu:
Các Gopher site là ví dụ điển hình cho những bất tiện của các menu lồng nhau, nơi mà chúng ta đôi khi phải mở nhiều thư mục trước khi chúng ta gặp các tài liệu. Menu mất giá trị khi chúng không chuyển tải từ 4 đến 5 liên kết; các trang menu dựa trên danh sách, bằng chữ có thể tải rất nhiều liên kết mà không dìm sâu độc giả hay bắt họ cuộn màn hình qua một danh sách dài dặc. Bắt độc giả phải định vị qua nhiều mức menu lồng nhau trước khi đọc được thông tin là chọc tức độc giả và không cần thiết.
Nếu web site phát triển nhanh, sự cân bằng các menu và trang web là rất cần thiết. Các phản hồi của độc giả (và sự phân tích việc sử dụng web site) có thể giúp chúng ta quyết định được cấu trúc web site có còn thích hợp không, hay có phần nào thiết kế kém không. Các tài liệu phức tạp đòi hỏi sự phân bổ menu sâu, nhưng độc giả lại không bao giờ muốn vào lại các trang toàn menu nếu có khả năng truy nhập trực tiếp. Mục tiêu là tạo một cây phân lớp thích hợp có khả năng truy nhập thông tin nhanh, và giúp độc giả hiểu được thông tin được tổ chức như thế nào.