5 quy tắc sử dụng e-mail tiếng Anh trong kinh doanh

Thư điện tử ngày nay đã trở thành một phương tiện thông tin liên lạc rất phổ biến vì nó có khá nhiều ưu thế so với các phương tiện khác: Nhanh chóng, vì người viết e-mail không cần phải rời khỏi phòng mà vẫn có thể gửi thư đến bất cứ nơi nào trên thế giới, chỉ trong tích tắc. Kinh tế, vì dùng e-mail rẻ hơn điện thoại và fax rất nhiều, chỉ cần một lần thực hiện thao tác có thể gửi cho bao nhiêu người cũng được, thậm chí không phải photocopy. Tiện lợi, vì hoàn toàn không tốn diện tích văn phòng để lưu giấy tờ, các văn bản hành chính, giao dịch; chỉ cần nhập nội dung một lần là có thể sao đi, sao lại hoặc gửi đến các nơi đúng nguyên bản, không lo bị mờ, nhòa, hay "tam sao thất bản" và lại có thế lưu giữ mãi mãi.

Tuy e-mail vẫn bị coi là chỉ phù hợp với phong cách thông tục, ít trang trọng, chủ yếu dùng trong giao tiếp cá nhân. Song vai trò của nó trong lĩnh vực giao dịch kinh doanh lại ngày càng được thừa nhận, với những quy ước ngày càng chặt chẽ nhằm tạo điều kiện cho giao tiếp được dễ dàng, tránh hiểu lầm - một điều tối kỵ trong quan hệ thương mại. Dưới đây là một số quy tắc trong việc sử dụng e-mail tiếng Anh, được tập hợp từ nhiều nguồn khác nhau:

• Tuyệt đối không dùng các dạng viết tắt thường thấy trong e-mail dành cho giao tiếp cá nhân (chẳng hạn như những cụm từ hay dùng ở cuối thư như BFN = bye for now - tạm biệt nhé; PCM = please call me - nhớ gọi điện cho mình; IMHO = in my humble opinion - theo thiển ý; BTW = by the way - nhân tiện ...). Trong giao tiếp cá nhân, những từ viết tắt này tạo cho bức thư vẻ nghịch ngợm thân mật, nhưng trong giao dịch kinh doanh thì lại tạo cho người đọc cảm giác không được tôn trọng (trừ trường hợp gửi e-mail cho đồng nghiệp thân thiết).
• Phải kiểm tra kỹ địa chỉ e-mail của người nhận xem có lỗi đánh máy nào không, vì chỉ một lỗi nhỏ cũng làm cho bức thư không chuyển đi được. Theo Shirley Taylor, tác giả cuốn Communication for Business (Longman 1999), nếu thư viết đúng địa chỉ nhận thì chỉ cần vài giây để chuyển đi; nhưng có thể mất mấy ngày để nhận một bức thư báo lỗi của hệ thống cho bạn biết rằng bức thư viết sai địa chỉ của bạn không chuyển được. Tốt nhất nên ghi địa chỉ e-mail của các bạn hàng thường xuyên vào sổ địa chỉ, vừa tiết kiệm thời gian lại vừa không sợ đánh máy sai.
• Cần kiểm tra lại đồng hồ trên máy tính của bạn trước khi gửi e-mail để khỏi ghi sai giờ. Đồng thời, luôn đặt cho bức thư gửi đi một cái tên (subject) thật rõ ràng và ngắn gọn. Như vậy, người nhận có thể dễ dàng xử lý các thông tin theo thứ tự ưu tiên (dựa vào thời gian gửi hoặc nội dung thư).
• E-mail vốn là sản phẩm của thời đại mới, nhanh chóng, gọn gàng, dân chủ, nên cũng theo Shirley Taylor, trịnh trọng quá thì không hợp. Trong e-mail nên tránh dùng các lời chào hỏi đầu và cuối thư quá trịnh trọng như trong thư giao dịch thông thường. Ví dụ đầu thư thay vì viết "Dear David", nên dùng "Hello David" hoặc thậm chí chỉ là "David". Cuối thư thay vì "Yours sincerely" chỉ nên dùng "Best wishes" hoặc "All the best".
• Cuối cùng, không dùng chữ in hoa khi không cần thiết vì theo quy ước, chữ hoa trong e-mail cũng giống như nói lớn tiếng trong đối thoại trực tiếp. Tuyệt đối không bao giờ gửi một e-mail gồm toàn chữ in hoa (giống như khi gửi điện tín) vì như thế là hết sức bất lịch sự.