Với thế giới hết sức hiện thực và quen thuộc của thư viết trên giấy, danh sách thư tín thường gây cho mọi người một ấn tượng về chúng như một thư tín "hạng bét" (junk mail). Đối với hầu hết những danh sách thư tín, rất có thể bạn đang gửi thư đi mà chẳng cần nhận lại hồi âm - bởi chủ yếu là để quảng cáo.
Trên Internet, các danh sách thư tín làm việc rất khác nhau. Bạn phải đăng ký một danh sách thư tín thì mới có được nó; chẳng ai khác trao không cho bạn. Và bạn có thể rút tên (unsubsrisbe) khỏi danh sách thư tín bất kỳ lúc nào, chỉ cần gửi một điện văn e-mail.
Thay vì hoạt động như một phương tiện quảng cáo, danh sách thư tín e-mail cung cấp cho một nhóm người có cùng một mối quan tâm có một phương tiện đối thoại chung cho cả nhóm bằng e-mail.
Sau đây là một số câu hỏi thường gặp về danh sách thư tín và cách sử dụng chúng.
Một listerv là (viết tắt của list server, hoặc mailing list server) là một chương trình quản lý một danh sách thư tín e-mail. Một số người cũng sử dụng từ này để đề cập đến chính danh sách thư tín.
Listserv là một trong ba mail servers sử dụng phổ biến nhất - những chương trình quản lý danh sách thư tín. Nó thông dụng đến nỗi một số người đã dùng từ listerv để chỉ bất cứ danh sách thư tín nào, cho dù nó có được điều hành bởi chương trình LISTSERV hay không.
Mailling List Manager có một danh sách tên của những người đăng ký danh sách. Khi bạn gửi một điện văn e-mail đến một địa chỉ cụ thể, điện văn sẽ được đăng ký trên danh sách.
Một số điều hành viên danh sách thư tín là con người, một số khác là máy tính. Các chương trình quản lý danh sách thư tín có thể tự động bổ sung tên bạn vào một danh sách thư tín, hoặc "xoá sổ" bạn khỏi một danh sách thư tín hoặc gửi cho bạn các thông tin về một danh sách thư tín nào đó. Các Mail server được sử dụng rộng rãi nhất là LISTSERV, Listproc và Majamodo.
Danh sách thư tín có hai địa chỉ e-mail: một cho những sự đóng góp và những yêu cầu khác (địa chỉ yêu cầu - request address); và một cho những thông điệp được tham gia vào danh sách (địa chỉ danh sách - list address).
Nếu việc quản lý danh sách là do một con người, địa chỉ yêu cầu thường giống với địa chỉ danh sách, ngoại trừ chữ request được chèn vào cuối tên người dùng. Ví dụ: một danh sách thư tín có tên là bagpipe là tất cả những gì về các loại kèn túi của dân Scotland cùng với các loại hình âm nhạc riêng của kèn túi. Địa chỉ danh sách sẽ là: bagpipi@cs.dartmout.edu
Nếu chương trình máy tính điều hành danh sách, địa chỉ yêu cầu cũng tương tự như địa chỉ danh sách, nhưng với ngoại lệ là tên chương trình sẽ thay thế cho tên người dùng trong địa chỉ yêu cầu. Ví dụ: tờ báo Annals of Improbable Reseach rất uy tín có một danh sách thư tín phân phối MINI-AIR, viết tắt Mini-Annal of Improbable Reseach, bằng e-mail. Danh sách thư tín MINI-AIR được điều hành bởi chương trình LISTSERV. Địa chỉ danh sách của MINI-AIR là: MINI-AIR@air.harvard.edu
Khi bạn gửi một thông điệp tới một địa chỉ yêu cầu, chương trình hoặc người tiếp nhận nó sẽ đọc thông điệp và hành động thích hợp (nếu bạn may mắn). Bạn sử dụng địa chỉ yêu cầu để lấy thông tin về một danh sách, đăng ký danh sách, rút tên khỏi danh sách nếu bạn không thích nó và thay đổi nhiều tuỳ chọn khác..
Khi bạn gửi một thông điệp tới địa chỉ danh sách điều hành viên danh sách thư tín (dù là người hay chương trình) sẽ chuyển thông điệp đến từng địa chỉ trên danh sách thư tín.
Bạn hãy gửi một điện văn e-mail đến địa chỉ yêu cầu của danh sách thư tín.
Sau đây là cách đăng ký vào một danh sách thư tín.
Tìm ra tên và địa chỉ yêu cầu chính xác của danh sách, bằng cách sử dụng một trong những nguồn thông tin đã được mô tả trong FAQ 11-4, "Làm sao biết được hiện đang có những danh sách thư tín nào?" Ví dụ: bạn có thể quyết định đăng ký vào danh sách MINI-AIR tại địa chỉ yêu cầu listserv@mitvma.mit.edu
Tạo một điện văn e-mail và đề địa chỉ cho nó tới địa chỉ yêu cầu (không phải địa chỉ danh sách). Nếu có một con người điều hành danh sách, địa chỉ yêu cầu thường có chữ - request ở cuối tên người dùng. Nếu danh sách do một chương trình điều hành, chẳng hạn như LISTSERV, Listproc hoặc majordomo, phần tên người dùng của địa chỉ thường là listserv, listsproc hoặc majormodo (theo trình tự tương ứng).
Nếu việc điều hành danh sách là do một con người, bạn nên viết một cách lịch sự, chú thích ngắn gọn và yêu cầu được bổ sung vào danh sách. Hãy chắc chắn rằng bạnđã nêu rõ tên của danh sách, trong trường hợp người điều hành quản lý nhiều hơn một danh sách. Dòng chủ đề có thể là đôi điều đại loại như "Xin vui lòng ghi tên tôi vào danh sách bagpipes".
Nếu LISTSERV hoặc Listproc điều hành danh sách, nội dung của điện văn chỉ cần bao gồm một dòng duy nhất sau đây: subcribe listname yourname
Ví dụ: subcribe MINI-AIR Mary Levine young
Nếu Majormodo là điều hành viên danh sách, bạn có thể bỏ tên thật của bạn, như sau: subcribe listname
Bạn không phải bao gồm địa chỉ e-mail của bạn vì chương trình có thể kiếm được nó từ những tiêu đề thông điệp. Dòng chủ đề có thể được bỏ trống bởi vì chương trình quản lý danh sách sẽ bỏ qua nó.
Gửi thông điệp.
Nếu một con người điều hành danh sách, bạn đừng nên đòi hỏi yêu sách quá đáng. Người đó có lẽ cũng có một cuộc sống với bao nhiêu là lo toan trong cái thế giới bên ngoài Internet như bạn và có thể là phải mất một vài ngày mới có thể phúc đáp cho bạn. Nếu mail server điều hành danh sách, thường thì bạn sẽ nhận được hồi trong vòng vài tiếng đồng hồ. Theo thông lệ, bạn sẽ nhận được một sự khẳng định rằng bạn đã được thêm vào danh sách và được nhận những thông tin về danh sách, kể cả nhưng hướng dẫn có tính nguyên tắc về nội dung thông điệp và cách thức rút tên khỏi danh sách.
Bạn có thể kiếm được một vài danh mục danh sách (list of list) thông qua e-mail hoặc ftp.
Để có được một danh mục thư tín mà LISTSERV điều hành, bạn hãy gửi thông điệp list global trong văn bản của thông điệp tới listserv@listserv.net
list global/word. Ví dụ: nếu bạn muốn xem danh sách thư tín về... gà, bạn hãy gửi lệnh này: list global/chickens
Bạn cũng có tìm kiếm một danh sách thư tín LISTSERV bằng cách xem xét các trang Web sau:
Một danh mục khác được biên tập bởi Stanford Research Institute (SRI) tại Los Angeles. Danh mục này bao gồm những danh sách được điều hành bởi tất cả những chương trình quản lý danh sách cũng như những danh sách được điều hành một cách thủ công. Để có được một bản sao của tập tin khổng lồ này, bạn hãy gửi một thông điệp tới mail-serve@nisc.sri.com
send netinfo/interest-groups.
Bạn có thể nhận được danh sách đó thông qua ftp nặc danh từ ftp.nisc.sri.com
Hoặc bạn có thể đọc nhóm tin Usenet .lists để có những tin tức mới nhất về danh sách thư tín. Hàng tháng, đều có đăng một đề mục "tạp lục" có chứa một danh mục rất dài về thư tín. Bạn có thể kiếm được danh mục này thông qua e-mail bằng cách gửi một thông điệp tới mai-server@rtfm.mit.edu
Bạn hãy gửi tên tới một địa chỉ yêu cầu, để yêu cầu ngưng đăng ký.
Nếu có người điều hành danh mục, bạn chỉ cần gửi một chú thích lịch sự. Nếu LISERV hoặc Listproc điều hành danh mục, bạn hãy gửi điện văn với lệnh sau đây: signoff listname
Majordomo sẽ phúc đáp một lệnh unsubcribe, chẳng hạn như: unsupcribe listname. (Thực sự là, Listproc cũng có thể hiểu lệnh unsubcribe). Hãy chắc rằng bạn đã đặt lệnh vào trong phần nội dung thông điệp, bởi vì chương trình danh mục thư tín bỏ qua các dòng chủ đề.
Gửi một điện văn e-mail tới địa chỉ danh sách.
Khi bạn ghi vào một danh sách, bạn nhận được một điện văn với hướng dẫn về việc đăng thông điệp lên danh sách đó. Các hướng dẫn thường chỉ nói đến việc gửi thư tín tới địa chỉ danh sách.
Gửi một thông điệp tới địa chỉ yêu cầu hoặc tới điều hành viên danh sách (cũng được gọi là chủ nhân danh sách-list owner).
Nếu địa chỉ yêu cầu được điều hành bởi một chương trình mail server như LISTSERV, Listproc hoặc Majordomo, thỉnh thoảng bạn cũng cần gửi một thông điệp của bạn tới một địa chỉ được quản lý bởi một người điều hành. Hãy xem xét thông điệp bạn nhận được khi bạn ghi danh vào danh sách. Nó sẽ có một địa chỉ để sử dụng khi bạn gặp vấn đề. Đối với danh sách thư tín Listserv, bạn gửi một thông điệp tới owner-theo sau là địa chỉ danh sách.
Những vấn đề bạn có thể gặp phải thường là bạn không nhận được bất kỳ thư tín nào, hoặc nhận được thư tín nhưng quá chậm trễ hoặc nhầm lẫn một cách tệ hại, hoặc nhận được những thông điệp không đúng danh sách. Điều hành viên danh sách có lẽ sẽ khó lòng đáp ứng cho bạn trong vòng đôi ba ngày - nhưng bạn hãy cố gắng "chịu trận" và chịu... khó xoá bỏ những thông điệp mà bạn không muốn.
Listserv, Listproc và Majordomo là các mail servers được sử dụng rộng rãi nhất trên Internet. Với LISTSERV và Listproc, bạn có thể bao gồm tên thật của bạn vào cuối những thông điệp ghi danh (subcribe messages) và bạn sử dụng lệnh signoff để rút tên khỏi danh sách. Với Majordomo, bạn loại bỏ tên của bạn khỏi thông điệp ghi danh và bạn sử dụng lệnh unsubcribe để ngưng sử dụng. Đó là tất cả những gì quan trọng.
Đây là ba chương trình được viết bởi những người khác nhau, chúng hoạt động trên các loại hệ thống khác nhau, việc mua bán và cài đặt chúng cũng có những cước phí khác nhau. Các mail server này có những tuỳ chọn và các lệnh hơi khác nhau, nhưng vì sự phân phối danh sách thư tín ngày này sang ngày khác, tất cả đã trở nên tương tự như nhau.
LISTSERV nguyên được viết tại IBM để hoạt động trên BITNET, một hệ thống mạng của các IBM mainframes. Phiên bản hiện hành được viết bởi Anatosios Kosikonas tại trường Đại học Boston. Majordomo được viết bởi Brent Chapman, chủ nhân của Great Circle Associates, một công ty tư vấn về bảo an trên Internet.
Các mail server khác cũng sẵn có, kể cả Mailbase và Mailserv.
Một số danh sách là moderated (có nghĩa được biên tập). Một số danh sách thư tín chỉ dành cho những thông báo, chứ không phải thảo luận.
Khi một danh sách thư tín được biên tập, thì biên tập viên (moderator) danh sách thư tín có thể là một người, một uỷ ban, hoặc một chương trình máy tính, kiểm duyệt lại tất cả các thông điệp trước khi chuyển chúng lên danh sách thư tín. Hiệu đính viên sẽ từ chối những thông điệp được coi là không thích hợp đối với danh sách.
Lợi điểm của những danh sách thư tín có biên tập (moderated mailing lists) là biên tập viên có thể ngăn chặn những thông điệp "tràng giang đại hải", những màn quảng cáo, những điều vớ vẩn và những thông điệp lạc đề. Điểm bất lợi là những thông điệp đó sẽ bị trì hoãn trong thời gian các biên tập viên kiểm duyệt chúng và một số độc giả còn bất đồng quan điểm với các biên tập viên và vấn đề cái gì là thích hợp đối với danh sách. (Giải pháp thông thường là thiết lập nên một danh sách tách biệt, đối lập và xem xét xem điều gì sẽ được độc giả ưa chuộng hơn).
Một số danh sách thư tín chỉ dành cho những thông báo. Ví dụ: một tổ chức có một danh sách thư tín chuyên dùng để gửi những ấn phẩm xuất bản và những đề mục mới khác. Không ai có quyền gửi thông điệp lên danh sách đó ngoại trừ một người đại diện của tổ chức. Nếu bạn gửi thông điệp tới một địa chỉ danh sách đó. Bạn sẽ nhận được một lời từ chối tế nhị.
Một số danh sách thư tín có thể phân phối 20, 30 thông điệp hoặc hơn nữa trong một ngày. Nếu điều này là "không thể chịu đựng nổi" hoặc "quá xa xỉ", bạn hãy yêu cầu tiếp nhận thông điệp trong từng ngày dưới dạng một thông điệp e-mail thật dài hoặc, bất quá, rút tên khỏi danh sách.
Nếu bạn không muốn rút tên khỏi danh sách, bạn có thể tiếp nhận các thông điệp hằng ngày như một digest (tập san). Một digest là một thông điệp hằng ngày chứa đựng mọi e-mail gửi tới danh sách trong ngày hôm đó. Digest không làm hỗn loạn hộp thư của bạn nhiều, nhưng chúng có thể chứa tất cả mọi nội dung văn bản của những thông điệp gốc. Các phiên bản mới nhất của LISTSERV, Listproc và Majordomo có thể tạo nên các digests, mặc dù một số phiên bản trước đây của những chương trình này và hầu hết các danh sách được điều hành theo cách thủ công đều không thể làm được điều đó.
Tiếp nhận các nhật san (daily digests)
Đối với một danh sách LISTSERV, bạn gửi một thông điệp như thế này tới địa chỉ yêu cầu (request address):
set listname digest
Thay listname bằng tên của danh sách thư tín mà bạn ghi danh. Nhưng nếu bạn đổi ý và muốn nhận được những thông điệp riêng rẽ thay vì các nhật san, bạn hãy gửi thông điệp này: set listname mail
Đối với một danh sách Listproc, bạn hãy gửi thông điệp sau đây tới địa chỉ yêu cầu: set listname maildigest
Nếu bạn thay đổi ý định và muốn có những thông điệp riêng rẽ, hãy gửi thông điệp như sau đến địa chỉ yêu cầu (ack thay cho acknowledge): set listname mail ack
Đối với một danh sách Majordomo, bạn phải rút tên khỏi danh sách thường xuyên và ghi danh vào phiên bản nhật san (digest version) của danh sách đó. Digest version có cùng tên với danh sách đó, nhưng có chữ - digest ở cuối. Bạn gửi một thông điệp tới địa chỉ yêu cầu với hai lệnh sau:
unsubcribe listname
subcriber listname-digest
Ngưng gửi thư khi bạn đi vắng
Nếu bạn sắp sửa đi vắng và muốn ngưng việc gửi thư trong thời gian đó, LISTSERV và Listproc có một lệnh giữ lại thư tín của bạn. Bạn sẽ bị mất những thông điệp đã đăng lên danh sách trong lúc bạn vắng mặt, nhưng ít ra bạn cũng phải đỡ đối mặt với cả núi thư e-mail trong hộp thư của bạn.
Nếu bạn đang ở trên danh sách thư tín LISTSERV, bạn hãy gửi thông điệp sau đây tới địa chỉ yêu cầu:
set listname nomail
Khi bạn trở về sau chuyến đi, hãy gửi thông điệp sau đây để đăng ký nhận tiếp những thông điệp cá nhân:
set listname mail
Hoặc gửi thông điệp sau đây để đăng ký nhận những thông điệp nhật san:
set listname digest
Nếu bạn đang ở danh sách thư tín Listproc, hãy gửi thông điệp này tới địa chỉ yêu cầu:
set listname mail postpone
Khi bạn trở về sau kỳ nghỉ mát, hãy gửi thông điệp sau đây để nhận lại những thông điệp:
set listname mail ack
Hoặc gửi thông điệp sau đây để nhận lại những thông điệp nhật san:
san listname mail digest
Majordomo không có phương cách nào để giữ lại thư tín của bạn.
Nếu bạn đang ở trên một danh sách thư tín được điều hành bởi một người, bạn nên gửi một lưu ý lịch sự để yêu cầu về việc cho ngưng thư tín của bạn.
Đến khi bạn trở về, hãy gửi một lưu ý dễ thương khác để yêu cầu được đăng ký lại.
Hãy chắc chắn aằng các lưu ý được gửi tới địa chỉ yêu cầu của danh sách.
Nếu chương trình mail router của nhà cung cấp Internet của bạn không thể hiểu ra cách gửi các thông điệp tới BITNET, bạn có thể đề địa chỉ cho chúng tới một Internet-to-BITNET gateway.
Nhiều danh sách thư tín LISTSERV được bắt đầu trên một mạng gọi là BITNET.BITNET được kết nối tới Internet, nhưng có lẽ bạn phải điều chỉnh địa chỉ thư tín một chút, để iửi e-mail đến đó. Nếu một địa chỉ danh sách hoặc địa chỉ yêu cầu kết thúc bằng bitnet, mail router của nhà cung cấp Internet của bạn có lẽ đủ khéo léo để gửi một thông điệp theo BITNET. Nếu không, bạn hãy thay đổi dấu @ trong địa ciỉ bằng dấu % và bổ sung @mitvma.mit.edu hoặc @cunyvm.cuny.edu vào cuối địa chỉ.
Ví dụ: nếu bạn muốn gửi một thông điệp tới một danh sách tưởng tượng nào đó gọi là UNICYCLE tại địa chỉ unicicle@cirus.bitnet
unicile%circus.bitnet@mitvma.mit.edu
unicile%circus.bitnet@cunyvm.cuny.edu
Một số mail servers có các lệnh thông báo cho bạn tên của mọi người khác trên danh sách. Nhưng một số thì không.
Nếu bạn đang ở trên danh sách thư tín LISTSERV, bạn có thể gửi lệnh sau đây tới địa chỉ yêu cầu để tìm ra những người khác đang ở trên danh sách:
review listname
Đối với danh sách thư tín Listproc, bạn hãy gửi lệnh sau tới địa chỉ yêu cầu:
recipients listname
Nếu bạn đang ở trên danh sách Majordomo, hãy gửi lệnh sau đây đến địa chỉ yêu cầu:
who listname
Nhiều danh sách thư tín chỉ cho phép những người trên danh sách thư tín đó lấy được danh sách của những người nhận. Nếu bạn không nằm trên danh sách thư tín, có thể bạn sẽ nhận được một lời từ chối lịch sự. LISTERV, Listproc và Majordomo cho phép điều hành viên danh sách xác định ai, nếu có, có thể lấy được danh sách của những người đăng ký vào danh sách thư tín. Điều hành viên danh sách cũng có thể kiểm soát xem những người không đăng ký có thể đăng thông điệp của họ lên danh sách thư tín hay không.
Với những danh sách được điều hành theo cách thủ công, số người lấy được danh sách của những người đăng ký đều là những người do điều hành viên danh sách chọn lựa.
Một số danh sách thư tín bao hàm những đề tài tế nhị và bạn có lẽ không muốn người khác biết rằng bạn đang ở trên danh sách thư tín đó. LISTERV và Listproc có những lệnh cho phép bạn lược bỏ tên của bạn khỏi danh sách những người đăng ký.
Nếu bạn đang ở trên mộtdanh sách thư tín LISTSERV và bạn không muốn điều đó trở nên sự kiện đáng chú ý của khắp bạn dân thiên hạ, bạn hãy gửi lệnh sau đây đến địa chỉ yêu cầu:
set listname conceal.
Để làm cho tên của bạn xuất hiện trở lại trên danh sách những người đăng ký, hãy gửi lệnh sau:
set listname noconceal.
Nếu bạn đang ở danh sách thư tín Listproc, hãy gửi lệnh sau đây tới địa chỉ yêu cầu:
set listname conceal yes.
Để huỷ bỏ lệnh này, bạn gửi một lệnh khác như sau:
set listname conceal no.
Majordomo không có lệnh để lược bỏ tên bạn khỏi danh sách những người đăng ký.
Nhiều điều hành viên danh sách thư tín bảo lưu các thư liệu (archives) của tất cả các thông điệp đã được đăng lên danh sách. Nếu một chương trình mail server điều hành danh sách thư tín, có thể bạn sẽ có khả năng lấy được một bản sao của thư liệu thông điệp bằng cách gửi các lệnh này tới mail server.
Các danh sách thư tín được điều hành bởi LISTSERV, Listproc hoặc Majordomo có những thư liệu lưu trữ các tập tin và bạn có thể tìm ra những tập tin sẵn có này bằng cách gửi lệnh index tới địa chỉ yêu cầu. Bạn sẽ được phúc đáp bằng một danh sách những tập tin đó.
Một khi bạn biết rõ bạn có tập tin nào (chẳng hạn như một tập tin chứa những thông điệp hồi đáp của danh sách), bạn hãy gửi tới lệnh này tới địa chỉ yêu cầu:
get listname file.
Đối với các danh sách LISTSERV, bạn phải dùng lệnh sau đây: get listname filetype filename.
filetype là một mã nằm trong danh sách của những tập tin bạn nhận được bằng sự phúc đáp đối với lệnh index.
Sau khi gửi thông điệp get (lấy) của bạn, bạn sẽ nhận được tập tin theo yêu cầu qua đường e-mail, thường trong vòng vài tiếng đồng hồ (hoặc có khi chỉ vài phút).
Điều đó tuỳ thuộc vào chương trình e-mail của bạn. Một số chương trình có các bộ lọc (filters), thứ cho phép bạn báo cho chương trình những gì cần làm với e-mail, căn cứ vào những yếu tố như thông điệp do ai gửi tới hoặc nội dung thông điệp nói gì (đại loại giống như một thư ký giỏi).
Ví dụ: Phiên bản thương mại của Eudora cho phép bạn cài đặt các bộ lọc căn cứ vào bất kỳ thông tin nào xuất hiện trong những tiêu đề e-mail, bao gồm những yếu tố như ai gửi thông điệp, ai được gửi tới, và những thông tin trên dòng chủ đề. Bạn có thể lệnh cho Eudora sắp xếp phân loại các thông điệp vào những hộp thư khác nhau một cách tự động, hoặc loại bỏ chúng. (Một số chương trình khác thậm chí còn cho phép bạn gửi thông điệp tự động). Trong Eudora, bạn hãy chọn Window---> Fileters, để tạo lập, hiệu chỉnh, và xoá bỏ các bộ lọc. Để bỏ các thông điệp của một danh sách cụ thể vào trong một hộp thư riêng, bạn phải lọc những thông điệp tuyển chọn nào đó nơi dòng To: dòng chứa địa chỉ của danh sách.
Hầu hết các chương trình e-mail đều cho phép bạn tạo một biệt hiệu (nickname, hoặc bí danh - alias) cho một danh sách các tên. Phương pháp này là một phương cách dễ dàng để tạo nên một danh sách thư tín nho nhỏ. Nếu bạn muốn duy trì một danh sách lớn, hãy thử truy nhập tới một chương trình mail server.
Đối với một danh sách nhỏ (dưới 50 tên), bạn có thể theo những bước sau đây để cài đặt một danh sách thư tín nhanh và ... dỏm:
Sử dụng chương trình e-mail để tạo một bí danh hoặc biệt hiệu cho danh sách. Ví dụ: nếu bạn tạo một danh sách thư tín để thảo luận về những phần mềm danh cho trẻ em, bạn có thể sử dụng biệt hiệu kids và nhập danh sách những người đăng ký. Bạn cũng có thể đặt địa chỉ cho riêng bạn để có thể biết được những gì đã được gửi tới danh sách.
Nếu bạn sử dụng elm, bạn hãy nhấn a để sử dụng các lệnh bí danh (alias), sau đó nhấn m (make) để tạo một bí danh mới. Đối với tên bí danh, bạn hãy gõ tên tắt cho danh sách thư tín (ví dụ: kids); đối với tên đầy đủ, bạn gõ một đoạn mô tả vắn tắt cho danh sách (ví dụ: Kids Software Discussion); đối với địa chỉ, bạn gõ một danh sách của những địa chỉ e-mail cách nhau bằng những khoảng trắng hoặc dấu phẩy.
Nếu bạn sử dụng pine, hãy nhấn a để sử dụng cẩm nang địa chỉ và nhấn s để tạo lập một mục vào (entry) cho một danh sách thư tín. Bạn hãy nhập vào một mô tả (decription) và một biệt hiệu vắn tắt khi pine nhắc bạn điều đó. Sau đó pine sẽ yêu cầu từng tên cho danh sách. Để bổ sung các địa chỉ khác vào danh sách, bạn nhập vào một danh sách các địa chỉ khác nhau bằng các dấu phẩy, hoặc nhấn Enter hay Return sau mỗi địa chỉ.
Gửi một thông điệp tới danh sách đó, để thông báo rằng danh sách thư tín đã có mặt trở lại. Hướng dẫn mọi người gửi thông điệp cho bạn để phân phối trên danh sách. Yêu cầu mọi người gõ tên danh sách thư tín (hoặc một số mã khác) vào dòng chủ đề của thông điệp để được phân phối cho danh sách. (Điều này cho phép bạn sử dụng một bộ lọc để lọc lựa các thông điệp của danh sách thư tín vào hộp thư riêng, nếu chương trình e-mail của bạn có hỗ trợ cho filters).
Bất cứ lúc nào bạn nhận được một thông điệp cho việc phân phối lên danh sách, bạn hãy đọc nó (để đảm bảo rằng thông điệp đó thật sự thích hợp). Nếu mọi thứ đều ... ổn thoả, hãy gửi tiếp tới các địa chỉ danh sách mà bạn đã tạo trong bước 1.
Có thể bạn cũng muốn sắp xếp tổ chức lại các thông điệp cho có hệ thống. Nếu bạn làm như thế, hãy lưu trữ mọi thông điệp bạn nhận được vào hộp thư riêng.
Nếu bạn muốn tạo lập danh sách thư tín mà không phải "đổ mồ hôi sôi nước mắt", mà lại có được địa chỉ e-mail riêng, bạn hãy sử dụng mail server. Nhà cung cấp Internet của bạn, hoặc một tổ chức trực tuyến khác có thể cho phép bạn sử dụng mail server của họ, dĩ nhiên là nếu họ có. Một cách khác, nếu bạn có một tài khoản UNIX shell và bạn là một kẻ đam mê máy tính. Listproc và Majordomo cũng không đến nỗi khó cài đặt và sử dụng.
Để có thông tin về chương trình LISTSERV, bạn hãy đọc Usenet newsgroup bit.listserv.lsrsrv-l. Xem xét trang Web sau http://www.earn.net/lug/notice.html
Đối với những chi tiết về Majordomo, bạn hãy trỏ Web browser của bạn vào URL này để đọc Majordomo FAQ http://www.math.psu.edu/barr/majordomo-faq.html
Bạn có thể kiếm được thông tin về Listproc bằng cách gửi lệnh help listproc tới bất kỳ Listproc mail server nào.
Thường thì, chẳng có gì cả!
Nếu danh sách thư tín thuộc loại được biên tập (moderated), biên tập viên có thể "diệt trừ" ngay những thông điệp không hề mong đợi đó trước khi chúng được phân phối đến những người đăng ký. Đối với một số danh sách không có biên tập, chỉ những người đăng ký mới có thể đăng lên danh sách (chẳng lẽ người ta đăng lên danh sách những thứ mà không đọc?). Nhưng đối với hầu hết các danh sách, chẳng có gì có thể ngăn chặn người ta trà trộn vào danh sách và đăng những thứ vớ vẩn nhảm nhí lên đó. Chỉ có việc gia tăng số lượng những danh sách thư tín có biên tập mới có thể ngăn chặn những thông điệp không mời mà đến kia.