Khi e-mail được phát minh, không ai (theo chúng tôi biết) có được một khái niệm nào về số người sẽ sử dụng nó và về phạm vi thông tin mênh mông mà người sử dụng muốn gửi. Chương này sẽ giải đáp những thắc mắc của bạn về cách thức gửi những thông tin khác hơn một vài dòng văn bản quá đơn giản thông qua e-mail.
Vâng, có thể. Theo cách thông thường là sao chép nội dung tập tin văn bản vào làm phần văn bản trong điện văn của bạn.
Có lẽ bạn muốn gửi một tập tin văn bản bằng e-mail nếu bạn đã viết gì đó vào một chương trình soạn thảo văn bản hoặc một chương trình xử lý từ và bạn không muốn phải cạy cục gõ lại nó nữa; bởi vì rốt cuộc, nếu bạn cứ phải gõ lại như thế thì còn đâu là khái niệm "vi tính"! Việc lồng văn bản vào trong điện văn e-mail cũng hữu ích nếu bạn phải trả lời đi trả lời lại cho những câu hỏi tương tự nhau bằng e-mail; bạn có thể lưu nội dung trả lời cho những câu hỏi này trong một tập tin văn bản, rồi sau đó bạn lồng một phần hoặc toàn bộ văn bản đó vào điện văn chuyển đi của bạn.
Các bước để bao gồm một tập tin văn bản vào trong e-mail khác nhau nhiều, tuỳ thuộc vào chương trình e-mail của bạn, nhưng dĩ nhiên điều đầu tiên bạn phải làm là tạo tập tin văn bản. Nếu bạn sử dụng một chương trình xử lý văn bản (word processing program - chương trình xử lý từ) hãy bảo đảm rằng bạn lưu tập tin dưới dạng văn bản (text hoặc ASCII text) mà không có bất ký ký tự định dạng nào.
Sử dụng Eudora (Windows hoặc Macs)
Bạn có thể lồng văn bản từ một tập tin văn bản vào một thông điệp thư tín Eudora bằng hai cách:
Phương pháp thứ nhất là sao chép văn bản vào trong thông điệp. Bạn bắt đầu bằng cách tạo nên một thông điệp mới trong Eudora và rồi sau đó chọn File--->Open Tex File từ thanh trình đơn (menu bar). Bạn dùng lệnh Edit--->Cut và lệnh Edit---> Past thông thường để sap chép văn bản vào thông điệp mới.
Một phương pháp khác là kết nhập (attach) tập tin văn bản với thông điệp. Bạn chọn Message--->Attach Document từ thanh trình đơn Eudora, rồi chọn tên của tập tin văn bản mà bạn muốn gửi? Tên tập tin sẽ xuất hiện trong phân đoạn Attachment (Attachment section) của các tiêu đề thông điệp. Sau đó, bạn click vào nút TEXT-DOC trên thanh biểu tượng của cửa sổ thông điệp, để nút này được tắt đi (có nghĩa là, nó không được in ra). Việc tắt nút này sẽ ra lệnh cho Eudora kết nhập tập tin văn bản vào nội dung của thông điệp, chứ không phải gửi nó đi như một tập tin được kết nhập. Điều này sẽ làm cho việc đọc thông điệp được dễ dàng hơn trong trường hợp chương trình e-mail của người nhận không thể quản lý các tập tin kết nhập.
Sử dụng Pine (UNIX)
Khi bạn sử dụng pine để soạn thảo một thông điệp, bạn phải dùng trình soạn thảo văn bản pico đọc tập tin văn bản, bạn hãy nhấn Ctrl+R. Dưới đây là những gì cần làm:
Di chuyển con trỏ đến phần văn bản thông điệp của thông điệp, rồi đặt nó vào vị trí mà bạn muốn tập tin văn bản xuất hiện.
Nhấn Ctrl+R. Sau đó pico sẽ hỏi bạn tên của tập tin văn bản bạn muốn chèn vào.
Bạn gõ tên đó vào và nhấn Enter hoặc Return. Tập tin sẽ xuất hiện ngay tại vị trí con trỏ.
(Nếu bạn nhấn Ctrl+R trong khi bạn đang gõ các tiêu đề cho thông điệp, nó sẽ thực thi một lệnh khác - hiển thị thêm các dòng tiêu đề. Hãy di chuyển tới phần văn bản của thông điệp trước khi bạn nhấn Ctrl+R).
Sử dụng elm (UNIX)
Khi bạn sử dụng elm để tạo một thông điệp, elm sẽ cho chạy một trình soạn thảo văn bản để bạn có thể "sáng tác" thông điệp đã. Bạn sử dụng các lệnh soạn thảo văn bản để bổ sung tập tin văn bản vào. Ví dụ: nếu bạn sử dụng EMACS như một trình soạn thảo văn bản của bạn, bạn nhấn Ctrl+X và nhấn I để chèn một tập tin vào vị trí con trỏ. Nếu bạn sử dụng một trình soạn thảo có tên là vi, bạn gõ lệnh:
:r filename
Sử dụng mail (UNIX)
Mặc dù bạn thường sử dụng elm hoặc pine để đọc và gửi các điện văn e-mail, biết đâu bạn vẫn muốn dùng chương trình UNIX mail tiêu chuẩn cũ kỹ, vụng về, để gửi một tập tin. Bạn hãy theo dạng này: mail address Thay address bằng địa chỉ bạn muốn mail tập tin tới, và thay filename bằng tên của tập tin. Chuyện này mệt đấy! Sau khi nhấn Enter hoặc Return, bạn đã hoàn tất công việc gửi tập tin. Nhưng bạn phải chắc chắn rằng bạn đã gửi đúng một tập tin văn bản. Chương trình Mail hoàn toàn bó tay trước những tập tin nhị phân (binary files), chẳng hạn như đồ hoạ, âm thanh, video hoặc các chương trình. Bạn gõ lệnh này để xem nội dung của tập tin: more filename. Sử dụng America Online Bạn có thể lồng một tập tin văn bản vào trong một điện văn e-mail America Online (AOL), dù bạn online hay offine với America Online. Sau đây là cách thức: Khởi động chương trình AOL nếu nó chưa "nóng máy". Chọn File---> Open từ thanh trình đơn rồi chọn tập tin văn bản mà bạn muốn lồng vào. AOL sẽ hiển thị tập tin văn bản trong một cửa sổ. Trong cửa sổ tập tin văn bản, hãy chọn văn bản mà bạn muốn đưa vào trong điện văn e-mail. Chọn Edit---> Copy từ thanh trình đơn để sao chép văn bản vào Clipboard (vùng nhớ tạm). Đóng cửa sổ tập tin văn bản lại. Chọn Mail---> Compose Mail từ thanh trình đơn, hoặc click vào biểu tượng Compose Mail trên thanh công cụ. Bạn sẽ thấy cửa sổ Compose Mail. Dời con trỏ vào hộp, nơi bạn gõ văn bản của điện văn. Chọn Edit---> Paste từ thanh trình đơn. Văn bản mà bạn đã chọn trong bước 3 sẽ xuất hiện. Đề địa chỉ và gửi điện văn e-mail như "chẳng có chuyện gì là quan trọng". Sử dụng CompuServe Để gửi một tập tin văn bản như một thành phần của điện văn e-mail CompuServe, bạn theo những bước sau đây trong WinCIM: Chọn Mail---> Send File từ thanh trình đơn. Bạn sẽ thấy hộp thoại Recipient List (danh sách người nhận). Đề địa chỉ điện văn của bạn như thường lệ rồi gõ vào chủ đề. Click OK sau khi bạn làm xong. Bạn sẽ thấy hộp thoại Send File Message. Click vào nút File để thấy hộp thoại Open. Chọn tập tin bạn muốn gửi, rồi click vào OK. Tên tập tin sẽ xuất hiện trong hộp thoại Send File Message. Gửi điện văn như thường lệ. Các bước thực hiện để gửi một tập tin thông qua MacCIM cũng tương tự như vậy, ngoại trừ là, đầu tiên bạn phải chọn tập tin, rồi sau đó mới đề địa chỉ cho điện văn. Sử dụng Prodigy Để bao gồm văn bản từ một tập tin văn bản vào trong thông điệp thư tín Prodigy, bạn hãy theo các bước sau đây: Click vào nút MAIL và ghi địa chỉ thông điệp như thường lệ. Từ Windows Program Manager, bạn cho chạy trình xử lý văn bản ưa chuộng của bạn hoặc Windows Notepad rồi mở tập tin. Trong Notepad hoặc trình xử lý văn bản của bạn, chọn văn bản bạn muốn đưa vào trong thông điệp e-mail. Chọn Edit---> Copy từ thanh trình đơn của Notepad hay trình xử lý văn bản của bạn để sao chép văn bản của bạn vào Windows Clipboard. Trong cửa sổ Prodigy Mail, bạn dời con trỏ vào hộp mà bạn gõ văn bản của thông điệp và đặt nó vào vị trí bạn muốn văn bản xuất hiện. Chọn Edit---> Paste từ thanh trình đơn hoặc nhấn Ctrl+V. Văn bản mà bạn đã chọn trong bước 3 sẽ xuất hiện. Bạn tiếp tục gửi thông điệp e-mail như thường lệ. Sử dụng Microsoft Network Để bao gồm một tập tin văn bản vào trong điện văn e-mail, bạn dùng chương trình Microsoft Exchange đi kèm với Windows 95 để tạo một điện văn e-mail rồi lồng tập tin vào trong đó. Trong Microsoft Exchange, bạn: Chọn Compose---> New Message. Cửa sổ New Message - Microsoft Exchange xuất hiện. Click vào nút Attach trên thanh công cụ, hoặc chọn Insert---> File từ thanh trình đơn. Hộp thoại Insert File sẽ xuất hiện. Chọn tên tập tin. Click vào nút Insert as Text Only. Click OK. Văn bản của tập tin sẽ xuất hiện trong điện văn. Soạn thảo điện văn theo nhu cầu. Click vào biểu tượng Send trên thanh công cụ hoặc chọn File---> Send từ thanh trình đơn, để gửi thông điệp. Hệ thống thư tín Internet không phải được thiết kế để vận hành bất cứ thứ gì ngoại trừ văn bản, nhưng hầu hết các chương trình e-mail đều có thể xoay sở để gửi tất cả các loại tập tin. Internet giả định rằng e-mail hoàn toàn chỉ bao gồm những thông tin seven-bit (bảy bit - có nghĩa là, chỉ dùng cho văn bản). Đó là lý do tại sao bạn không thể sử dụng những định dạng đẹp mắt trong điện văn e-mail của bạn - bởi vì e rằng chương trình chuyển vận thư tín Internet sẽ từ chối gửi đi những ký tự định dạng khiến cho nó ... mờ mắt này. Các chương trình này cũng từ chối gửi những dữ liệu eigh-bit (tám bit), chẳng hạn như các chương trình, các tập tin đồ họa, các tập tin âm thanh, các tập tin điện ảnh. Chứ bạn thử nghĩ coi nó mà kiêm luôn thì multimedia (truyền thông đa phương tiện) còn biết dùng vào việc chi? Nhiều năm trước, những người sử dụng e-mail đã phát triển được một phương cách để xoay sở: uuencoding. (Chữ UU là thay cho UNIX-to-UNIX, bởi vì nó được phát triển bởi dân xài uucp, hoặc UNIX-to-UNIX copy, để gửi thư tín của họ). Uuencoding (mã hoá) là một phương pháp để chuyển đổi bất cứ tập tin dạng nào thành những chuỗi ký tự, thứ có thể gửi được bằng e-mail. Uuendecoding (giải mã) sẽ làm nhiệm vụ chuyển đổi những ký tự đó trở lại dạng tập tin nguyên thuỷ. ý tưởng này thật hết sức đơn giản và thông minh, nhưng đáng tiếc là nó không hiệu quả: các tập tin trở nên kềnh càng hơn rất nhiều khi chúng được mã hoá theo kiểu này. Mới đây một hệ được gọi là Mike được phát minh (nếu bạn phải biết đó là Multipurpose Internet Mail Extensions). Gần đây, một hệ thống được gọi là MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions, nếu bạn muốn rõ) đã được phát minh. Nó không chuyển đổi các tập tin thành định dạng seven-bit để có thể gửi đi được bằng e-mail, mà MIME còn gửi tên tập tin và kiểu thông tin theo cùng với tập tin ở dạng một tài liều xử lý văn bản được định dạng, ở dạng một chương trình hay một tập tin đồ hoạ cũng được. Một phương pháp khác gọi là BinHex, được sử dụng để gửi các tập tin Macintosh. Các tập tin Mac có hai phần phải được gắn chặt với nhau trước khi hồ sơ được gửi đi. BinHex sẽ gắn hai phần đó vào với nhau và sau đó chuyển đổi thông tin kết quả thành một định dạng seven-bit để nó có thể được gửi đi bằng e-mail. Sau khi bạn chuyển đổi tập tin thành một định dạng seven-bit bằng uuencoding, MIME, hoặc BinHex, bạn có thể bao gồm nó như một phần của thông điệp. Tiến trình này được gọi là kết nhập một tập tin. Một số chương trình e-mail có thể tự động kết nhập các tập tin, do đó bạn không cần phải lo lắng bận tâm gì về những vấn đề chi tiết. Những chương trình e-mail khác không thể vận hành bất cứ định dạng được chuyển đổi nào như thế nào. Nếu chương trình của bạn chẳng có một dấu hiệu nào cho thấy có chuyện kết nhập các tập tin, điều đó cũng chẳng phải bất hạnh gì ghê gớm lắm: bạn có thể tự mình mã hoá và kết nhập mọi nối kết cần thiết một cách thủ công, bằng cách chạy một chương trình dùng để mã hoá các tập tin, rồi sau đó bao gồm thông tin đã đcợc mã hoá vào trong một thông điệp. Nếu bạn muốn gửi một tập tin lớn (hơn 50K), có lẽ bạn cần chia nó ra làm nhiều phần nhỏ, nếu hệ thống thư tín của bạn có giới hạn về kích cỡ của thông điệp cá nhân. Một số chương trình e-mail có khả năng tự động chia nhỏ những tập tin có kích cỡ lớn. Trước khi bạn gửi một điện văn e-mail có một tập tin kết nhập, bạn hãy tìm hiểu xem phần mềm của người nhận có thể vận hành nó được không. Hãy gửi điện văn cho người nhận bạn đã nhắm tới để hỏi 3 điều: Chương trình e-mail của bạn có xử lý được những kết nhập không? Nếu có, nó xử lý được những loại nào? Hệ thống máy tính của bạn có thể vận hành được những tập tin nhị phân mà tôi muốn gửi đến không? Ví dụ như, lỡ có chuyện gửi một tài liệu Microsoft Word đến cho ai đó đang sử dụng hệ thống UNIX, hay một tài liệu MacWrite lại được gửi đến một người dùng DOS. Phần trả lời cho hai câu hỏi kế tiếp nói về các gửi các điện văn với những tập tin kết nhập và những gì phải làm khi có ai gửi cho bạn cũng một điện văn với tập tin kết nhập như thế. Để có tin tức mới nhất về MIME, bạn hãy tìm đọc nhóm tin comp.mail.mime. Bảo cho chương trình e-mail của bạn biết tên của tập tin cần kết nhập và phương pháp để kết nhập. Sau đây là các hướng dẫn về một số chương trình e-mail có thể kết nhập các tập tin. Sử dụng Pine Chương trình pine rất tuyệt trong việc kết nhập các tập tin bằng cách sử dụng MIME và rất dễ sử dụng. Trong khi bạn đang soạn thảo một thông điệp, đây là cách thức để kết nhập một tập tin: Dời con trỏ của bạn vào vùng tiêu đề của màn hình (không phải vùng văn bản của điện văn). Nếu con trỏ nằm trong phần văn bản điện văn, bạn nhấn phím mũi tên lên để di chuyển lên phần tiêu đề. Nhấn Ctrl+J. Chương trình pine sẽ yêu cầu bạn cho tên của tập tin để gắn vào điện văn. Gõ tên tập tin vào rồi nhấn Enter hoặc Return. Chương trình pine yêu cầu một chú thích về sự kết nhập. Gõ một chú thích để mô tả tập tin được kết nhập, rồi nhấn Enter hoặc Return. pine sẽ hiển thị tên tập tin và chú thích trong dòng tiêu đề Attchmnt của điện văn. pine không thể kết nhập những tập tin sử dụng cách mã hoá BinHex, nhưng bạn có thể mã hoá chúng bằng cách sử dụng chương trình BinHex và bao gồm chúng vào trong những điện văn của bạn (hãy xem FAQ kế tiếp). Một người dùng CompuServe có thể dễ dàng gửi một tập tin nhị phân tới cho một người CompuServe khác, một người dùng Prodigy có thể gửi một tập tin nhị phân tới cho một người dùng Prodigy khác, và người dùng Microsoft Network có thể gửi tập tin nhị phân đến cho một người dùng Microsoft Network khác, một người dùng Delphi khác, người dùng AOL cũng có thể dễ dàng gửi tập tin nhị phân đến cho một người dùng khác. Việc gửi những tập tin nhị phân từ một dịch vụ này đến một dịch vụ khác thì mất thì giờ hơn, nhưng bạn vẫn có thể làm được. Nếu bạn có một tài khoản thương mại trực tuyến mà bạn muốn gửi một tập tin nhị phân đến những người trên một dịch vụ khác, bạn cần phải mã hoá tập tin bằng uuencoding, MIME hoặc BinHex. Người nhận tập tin sẽ phải giải mã tập tin theo cách thủ công. Những người dùng Microsoft Network có thể gửi và nhận e-mail với những kết nhập nhị phân đã được mã hoá làm việc với những dịch vụ trực tuyến khác và Internet; chúng tôi hy vọng các dịch vụ khác cũng sẽ như thế. Làm sao chuyển đổi chúng thành những thứ hữu dụng? để biết cách giải mã tập tin. Theo những thủ tục tương tự, nếu bạn có một tài khoản dịch vụ thương mại trực tuyến với America Online, CompuServe, Microsoft Network, Dephi hoặc Prodigy, bạn có thể dễ dàng kết nhập các tập tin vào những điện văn e-mail của bạn gửi đến cho những người khác dùng dịch vụ tương tự. Microsoft Network tự động mã hoá và giải mã những kết nhập nhị phân cho Internet và các dịch vụ trực tuyến khác. Các dịch vụ trực tuyến khác không giúp bạn gửi đi những tập nhị phân, nhưng điều đó có thể thực hiện được. Việc giới hạn kích cỡ những điện văn e-mail của bạn, những kết nhập (attachments) và tất cả mọi thứ, có đến 50K (50.000 ký tự) là một ý tưởng hay. Một số thành phần của hệ thống Internet e-mail sẽ bỏ qua một phần hoặc toàn bộ những điện văn nào lớn hơn kích cỡ trên. Để tạo một tập tin nhỏ hơn, bạn hãy xem xét đến việc nén chúng. Phương pháp nén được sử dụng rộng rãi nhất trên Internet hiện nay có lẽ là ZIP, nó có thể thu nhỏ các tập tin còn không đến 50% kích thước cũ, tuỳ thuộc vào nội dung của các tập tin. Bạn có thể sử dụng ZIP để nén một tập tin, rồi sử dụng bất cứ phương pháp nào trong ba phương pháp mã hoá dữ liệu mà chúng tôi đã mô tả trong chương trình này để kết nhập những tập tin vào điện văn e-mail của bạn. Lưu ý: America Online sẽ thông báo rằng bạn phải giới hạn những điện văn của bạn ở mức 27K. Nói cách khác CompuServe nói rằng những điện văn có thể lên đến 2MB (2000K)!.2. Bạn có thể gửi những chương trình, hình ảnh và những tập tin phi văn bản khác thông qua E-mail không?
3. Làm sao để chương trình e-mai của tôi kết nhập một tập tin (nếu nó có thể)?
4. Bạn có thể gửi các tập tin nhị phân cho người sử dụng Compuserve, America Online, Prodigy và Microsof Network không?
5. Người dùng Compuserve, America Online, Microsoft Network và Prodigy có thể gửi các tập tin nhị phân lên Internet không?
6. Những tập tin lớn nhất mà bạn có thể gửi được là gì?