Trong bài này, bạn sẽ tìm hiểu về những loại phần mềm khác nhau và cách lập một bảng danh sách các phần mềm cần mua
Để sử dụng máy tính bạn cần hai loại phần mềm: phần mềm hệ điều hành và phần mềm ứng dụng
Phần mềm hệ điều hành: Mỗi máy tính đều được cài sẵn một hệ điều hành. Một chiếc máy trơ trọi, dù có cả loại phần mèm ứng dụng cũng chẳng giúp được gì nếu bạn không có hệ điều hành. Hệ điều hành phụ trách các tác vụ trên máy: hiển thị thông tin lên màn hình, lưu tài liệu, tìm kiếm và tái hiển thị các tài liệu, gửi thông tin đến máy tính và còn làm nhiều tác vụ khác.
Mỗt loại máy có thể có một hệ điều hành riêng. Trước đây máy IBM và các loại tương hợp thường chỉ sử dụng hệ điều hành DOS. Gần đây, phần lớn chuyển sang chạy Microsoft Windows trên nền DOS như một phụ trợ thân thiện cho người sử dụng. Macintosh lại là một loại máy tính khác. Các máy này dùng một hệ điều hành gọi là System. Bạn có thể tìm hiểu thêm về hệ điều hành ở Bài 4.
Phần mềm ứng dụng: Ngoài phần mềm điều hành hệ thống bạn còn cần các phần mềm ứng dụng. Tuỳ mục đích sử dụng mà chọn các phần mềm ứng dụng khác nhau. Các chương tới sẽ mô tả các loại phần mềm ứng dụng để bạn tùy chọn.
Chẳng có cách nào liệt kê được hết các loại phần mềm hiện có trên thị trường. Trong hầu hết mọi trường hợp, mỗi phần mềm được viết ra để phục vụ cho một mục đích riêng biệt. Chẳng hạn, phần mềm soạn thảo văn bản, theo dõi công thức pha chế thuốc, lập bảng tử vi, rà soát dự án đầu tư và còn nhiều nữa. Sau đay là một số loại phần mềm thông dụng nhất.
Các chương trình xử lý văn bản: Nếu bạn muốn tạo văn bản: thư từ, báo cáo, luận văn, bản thảo... bạn cần một chương trình xử lý văn bản. Đây là ứng dụng thường dùng nhất và có chức năng đúng như tên gọi: chương trình xử lý các văn bản.
Nếu nghĩ rằng chương trình xử lý văn bản cũng chẳng khác gì một chiếc máy đánh chữ kỹ thuật cao, bạn sẽ hoàn toàn sai lầm. Chương trình này hiệu quả hơn nhiều. Chúng ta hãy thử lược qua một số khả năng của hầu hết các phần mềm xử lý văn bản.
Thay đổi văn bản dễ dàng. Bạn có thể bổ sung đoạn văn bản bạn quên chưa đánh vào trước đó, xóa bỏ đoạn không cần, di chuyển chúng đến địa điểm mới, sao chép văn bản, ghép với văn bản khác...
Thay đổi hình thức văn bản. Từ việc chỉnh lề trang đến thao tác thụt vào đầu dòng, bạn có thể thay đổi và định dạng lại văn bản. Hầu hết các chương trình xử lý văn bản hiện nay đều cung cấp rất nhiều đặc điểm định dạng khác nhau để giúp bạn tạo được mọi thứ, từ một ghi nhớ đơn giản đến các báo cáo hàng năm phức tạp.
Kiểm tra chính xác. Hầu hết các chương trình xử lý văn bản đều có chương trình tra lỗi chính tả (spelling). Chức năng này cho phép bạn kiểm tra các từ sử dụng trong văn bản, đối chiếu với các từ có sẵn trong tự điển và chỉ ra những từ không tìm thấy. Bạn có thể thay đổi hay rà soát lại các từ trong tài liệu. Một số chương trình soạn thảo văn bản còn có thêm tiện ích tự điển đồng nghĩa phản nghĩa cho tiếng Anh (thesarus), có khi có cả phần mềm kiểm tra văn phạm tiếng Anh.
Tiết kiệm thời gian. Các chương trình xử lý văn bản cũng có nhiều đặc điểm giúp bạn đỡ tốn thời gian. Bạn có rà nhanh cả tài liệu để kiếm một điểm đặc biệt và bạn cũng có thể tạo những thư mẫu.
Bảng tính là loại phần mềm thông dụng thứ hai, xếp sau chương trình xử lý văn bản. Nếu bạn làm việc với những thông tin tài chính (ví dụ theo dõi doanh số bán, tính toán ngân sách, làm bảng lương hay số lượng tiền vay), đương nhiên bạn sẽ cần một bảng tính. Bảng tính là một hệ thống gồm các cột và dòng. Bạn nhập dữ liệu, tức là các con số vào các ô do cột và dòng tạo ra. Các tính toán dữ liệu được thực hiện trong bảng tính. Chương trình bảng tính đương nhiên hiệu quả hơn nhiều so với một máy tính nhỏ (calculator) loại tốt. Dưới đây là một số việc bạn làm được dưới sự hỗ trợ của chương trình bảng tính:
Thực hiện những tính toán từ đơn giản đến phức tạp. Trong một bảng tính bạn có thể giải từ những con toán đơn giản, tính tổng số chẳng hạn cho tới những phương trình phức tạp, ví dụ tính toán khả năng hồi vốn trong một dự án đầu tư.
Thay đổi hình thức dữ liệu. Cũng giống như chương trình xử lý văn bản, bạn có thể định dạng dữ liệu: thêm ký hiệu tiền tệ, sử dụng số thập phân, canh lề...
Tạo biểu đồ hay đồ thị. Hầu hết các chương trình bảng tính (spreadsheet) đều có các khả năng lập đồ thị. Nhờ chức năng này bạn có thể thấy rõ đường biểu diễn các dữ liệu.
Quản lý các danh sách dữ liệu. Mặc dù chương trình spredsheet không phải là cơ sở dữ liệu (xem bài kế tiếp) ta vẫn có thể dùng loại chương trình này để theo dõi các bảng danh sách đơn giản chứa các thông tin về khách hàng hay về sản phẩm.
Ngoài các chương trình bảng tính, bạn cũng có thể sử dụng các loại chương trình tài chính khác. Có những chương trình dành riêng cho mục đích quản lý sổ sách tài chính. Bạn có thể dùng chương trình này để theo dõi tiền tiết kiệm, cân đối sổ sách kế toán và tạo các báo cáo thuế. Các chương trình này rất đa dạng có thể đi từ đơn giản đến phức tạp.
Nếu bạn muốn theo dõi những số lượng thông tin lớn, ví dụ danh mục khách hàng, kiểm kê, thông tin thư viện hay doanh số bán, bạn rất cần một chương trình cơ sở dữ liệu.
Loại chương trình này rất đa dạng, cho phép bạn quản lsy từ một danh sách thư tín đơn giản đến những hệ thống thông tin nối kết phức tạp (ví dụ như hồ sơ về toàn bộ khách hàng của một tập đoàn kinh doanh lớn, bảng theo dõi các kênh phân phối hàng hóa của công ty).
Bạn có thể cài đặt các cơ sở dữ liệu có sẵn trong các trường (hoặc để trống) cho mỗi loại thông tin bạn cần. Sau đó bạn có thể nhập và quản lý dữ liệu dễ dàng. Với chương trình cơ sở dữ liệu, bạn có thể rà nhanh để tìm thông tin mình cần.
Cũng có thể sắp xếp thông tin theo nhiều kiểu, chẳng hạn theo thứ tự tên họ hay mã số trong cơ sở dữ liệu nghĩa là đặt những câu hỏi cho máy tính. Bạn có thể yêu cầu chương trình cung cấp tất cả các hóa đơn khách hàng có trị giá trên 5 triệu đã quá hạn 30 ngày.
Nếu bạn muốn làm việc với hình ảnh, ví dụ tạo một logo, vẽ bản đồ, thiết kế trang cổ động, xử lý hình ảnh, dựng phim video, bạn sẽ cần một chương trình đồ họa nào đó. Loại này khá nhiều và đa dạng. Dưới đây là một số chương trình tiêu biểu:
Các chương trình trình bày. Nếu bạn cần tạo một slice hình, hãy tìm một chương trình trình bày. Các chương trình này giúp bạn tạo lập, sắp xếp phim slice và xuất kết quả.
Chương trình tô màu. Dùng chương trình này bạn có thể tạo được những bức tranh đơn giản. Chỉ khác là khi vẽ trên giấy thì bạn vẽ bằng bút còn trên màn hình bạn vẽ bằng dụng cụ máy tính. Mỗi hình gồm nhiều thành phần li ti gọi là ảnh điểm (pixel). Bạn có thể tô sửa từ cả ô màu đến từng pixel khiến bức vẽ thay đổi.
Chương trình vẽ. Chương trình vẽ cũng tương tự như chương trình tô màu, chỉ khác nhau về phương pháp tạo hình. Một bức vẽ không bao gồm từng pixel. Thay vào đó, người ta gọi đó là một đối tượng (object). Có thể thay đổi kích cỡ và hình thể một đối tượng bằng cách thay đổi toàn thể đối tượng.
Chương trình CAD. CAD (viết tắt của Computer Aided Design (thiết kế nhờ máy tính trợ giúp). Có thể dùng chương trình CAD để tạo sơ đồ, bản vẽ cơ khí, điện tử hoặc kiến trúc.
Những chương trình hoạt hình hay tạo hình phức tạp. Bạn cũng có thể dùng những chương trình phức tạp hơn để xử lý hình ảnh máy tính. có thể quét (scan) để nhập vào máy và sửa đổi hình chụp hay tạo một phim hoạt hình.
Muốn hiểu thêm về thông tin liên lạc với các máy tính khác hay các dịch vụ trực tuyến, hãy đọc bài 11. Nên nhớ rằng ngoài chuyện cần trang thiết bị chuyên biệt, bạn cũng cần phải có phần mềm phù hợp mới có thể liên lạc được với các máy tính khác.
Nhiều hệ thống máy tính hiện nay dùng gom một chương trình tích hợp. Nó phối hợp tất cả các loại chương trình khác nhau vào một ứng dụng. Những chương trình tích hợp thông dụng gồm xử lý văn bản đơn giản, bảng tính, cơ sở dữ liệu, biểu đồ và các chương trình thông tin liên lạc.
Mặt mạnh của các chương trình tích hợp là chúng rất đơn giản; bạn chỉ phải học một chương trình. Cái dở là chúng không có nhiều tính năng như các bộ chương trình đơn ích. Chẳng hạn như một bộ chương trình tích hợp sẽ chỉ có vài khả năng định dạng đơn giản như in đậm, in nghiêng, gạch dưới; trong khi bộ chương trình xử lý văn bản lại có rất nhiều tính năng tiên tiến.
Nếu muốn tạo các tài liệu phức tạp (ngoài khả năng của chương trình xử lý văn bản), bạn cần phải có một chương trình xuất bản bẳng máy tính. Nhờ nó bạn làm việc và trình bày văn bản cùng đồ họa thành trang dễ dàng. Chẳng hạn bạn có thể tạo thành một trang quảng cáo hay thiết kế một cuốn sách.
Có lẽ một trong các lĩnh vực rộng nhất của chương trình phần mềm là lĩnh vực giáo dục và giải trí. Không có giới hạn, đủ mọi thể loại! Bạn có thể tìm được các chương trình dạy đủ thứ: đánh máy, nấu ăn, sửa chữa nhà cửa, chuẩn bị đám cưới, hoạch định trồng cây cối quanh nhà, sửa xe v.v... Bạn có thể học toán, học giải phẫu, địa lý, ngoại ngữ và cả cách sử dụng được nhiều chương trình máy tính.
Về trò chơi, có thể xây được cả một thành phố riêng, chiến đấu với rồng dữ, lái máy bay, đua xe, chơi golf, bóng chày, bóng rổ, chơi cờ, đánh bài hay đá bóng. Nếu bạn có một thú giải trí hay một sổ thích, dường như đều có một chương trình phần mềm thiết kế sẵn cho bạn.
Danh mục cuối cùng của phần mềm là các chương trình tiện ích. Đây là các chương trình bạn có thể dùng để quản lý máy tính của mình tốt hơn. Ví dụ như trình tiện ích để phục hồi các tập tin tình cờ xóa lầm. Các tiện ích khác giúp máy bạn hoạt động với tình trạng tối ưu.
Giờ thì bạn đã có chút khái niệm về tất cả các khả năng máy tính có thể thực hiện. Hãy liệt kê những gì bạn muốn làm được trên máy tính. Nếu khó viết, bạn hãy dùng danh sách tóm tắt ở trang 5 của phần 1.
Để gợi ý, hãy suy nghĩ xem hiện nay bạn đang phải làm những loại công việc gì bằng tay. Tính toán thử xem liệu có thể dùng máy tính để thực hiện những công việc ấy hay không.
Hãy đưa vào danh sách càng nhiều mục càng tốt. Đừng chỉ nghĩ đến những gì bạn cần làm hôm nay mà phải tính cả đến công việc của ngày mai. Nếu mua một máy tính chỉ đáp ứng được nhu cầu tại thời điểm này, có thể mai mốt bạn sẽ cảm thấy hối tiếc đấy.
Khi lập danh sách, hãy nghĩ xem ngoài mình ra còn ai nữa sẽ sử dụng máy. Người bạn đời mình chăng? Con cái? Nếu còn người dùng, bạn còn phải thêm vào danh sách phần mềm cả những nhu cầu của họ nữa.
Nếu bạn đã có và đã sử dụng một máy tính (có lẽ vì công việc) hãy nhớ ghi chú loại phần mềm mình dùng. Chẳng hạn nếu bạn dùng một chương trình phần mềm bảng tính ở nơi làm việc thì cả ở nhà bạn cũng cần phần mềm đó.
Nếu bạn cần một chương trình xử lý văn bản mà chỉ có một thứ trên thị trường thì chuyện quyết định chẳng có gì khó khăn. Tuy nhiên, đối với hầu hết các loại phần mềm, loại nào cũng chia ra đủ mục, chọn cho được một quả là không dễ. Thứ nhất, đa số đều không giống nhau hoàn toàn, chỉ từa tựa như nhau: đều có các đặc điểm và giá cả tương tự. Thứ nhì, chẳng có cách rõ ràng để xác định sản phẩm nào tốt nhất.
Nếu bạn yêu cầu ba người hãy bình chọn chương trình xử lý văn bản tốt nhất, chắc là bạn sẽ được đến ba câu trả lời khác nhau. Chẳng có cách nào khác cả. Bạn phải tự mình quyết định lựa chọn loại phù hợp nhất thôi.