Cấu trúc của MS Excel bao gồm 2 phần: phần ứng dụng Excel và phần tập tin Workbook. Phần ứng dụng có chức năng kiểm tra các thanh menu chuẩn, thanh công cụ, các cấu hình ngầm định về việc các tập tin workbook được tạo, được mở và được lưu ra sao. Tập tin workbook là tập hợp của các bảng: bảng tính (worksheet), bảng đồ thị (chart sheet) và bảng các Macro (macro sheet). Trong các tập tin workbook còn lưu trữ những thành phần khác nhau của workbook như mật mã, kiểu trình bày và kịch bản. Nhằm mục đích chuẩn hóa các workbook và bản thân ứng dụng Excel trong công ty, xí nghiệp của bạn, bạn có thể lưu các workbook không chỉ dưới dạng workbook, mà còn dưới các dạng khác như Template hay Add-In.
Các cấu hình ngầm định cũng như đường dẫn của Excel được thiết lập khi cài đặt. Những cấu hình này có thể thay đổi (customize) sau khi cài đặt cho từng người dùng, cho nhóm hoặc cho toàn thể người dùng trên mạng của một đơn vị. Có các cách sau để điều chỉnh cấu hình của Excel:
Qua giao diện người dùng, trong hộp thoại Options từ Menu Tools. Những thay đổi này sẽ được lưu trong các Registry tương ứng của Windows 95.
Thay đổi thẳng trong Windows 95 registry. Thay đổi bằng cách tạo các Add-Ins mới. Thực chất Add-in là một workbook ẩn, chỉ được phép đọc, trong đó toàn bộ các mã của Visual Basic đã được dịch ra. Bạn có thể tạo các Add-in cho từng nhóm riêng biệt, chạy độc lập như một phiên bản "hiệu chỉnh" của Excel. Hoặc tạo Add-in để bổ sung thêm một số chức năng đặc biệt vào ứng dụng Excel đang có sẵn trên máy.
Những thay đổi hay chức năng bổ sung này được lưu trong các tập tin riêng biệt: Cấu hình Toolbar và nội dung danh sách AutoFill (Custom AutoFill Lists). Khi bạn thay đổi cách trình bày Toolbar hay nội dung của danh sách AutoFill (để điền tự động các ô trong bảng tính), Excel sẽ lưu chúng trong tập tin Usename.xlb trong folder Windows 95, với Usename là tên khai báo vào Windows 95 của bạn.
Bạn có thể chia sẻ danh sách AutoFill hoặc cung cấp Toolbar riêng của mình cho các người dùng khác trên mạng. Để làm điều này hãy tạo một Custom List và Custom Toolbar trong workbook. Sau đó lưu workbook và đặt tập tin kết quả .xlb vào thư mục dùng chung của mạng. Các người dùng khác có thể liên kết những thay đổi này vào workbook của họ bằng cách mở tập tin .xlb bằng lệnh Open trên menu File.
Khi Toolbar của bạn liên kết đến một module trong workbook, nó sẽ không được lưu trữ trong tập tin Usename.xlb trong folder Windows 95 trên máy bạn như trường hợp ở trên, mà được lưu chung với workbook chứa module đó.
Startup. Khi khởi động Excel mở toàn bộ các workbook, đồ thị và các tập tin làm việc được lưu trong folder Xlstart. Nếu bạn nhấn vào mục New trên menu File, các Template workbook chứa trong Xlstart sẽ hiển thị. Do đó nếu muốn mở một workbook tự động khi vào Excel bạn hãy chép hoặc dời nó vào folder nói trên. Cách này đặc biệt có hiệu quả nếu một nhóm cùng làm việc chung với ứng dụng Excel chia sẻ từ mạng, với một folder Xlstart chung.
Trong trường hợp bạn muốn khởi động Excel với các workbook và Template lưu trong các folder khác với Xlstart (được gọi là Alternate Startup Folder), hãy xác định tên của nó trong hộp thoại Options sau khi chọn tab General. Lưu ý những cấu hình này sẽ được lưu trong registry của Windows 95.
Bạn có thể tạo Alternate Startup Folder chung cho mọi người dùng trên mạng, tất nhiên nếu họ có Excel cài trên máy, mổi người với Xlstart folder của mình. Bằng cách xác định tên một Alternate Startup Folder riêng trên mạng, bạn sẽ có một folder để quản lý, duy trì các workbook, đồ thị, tập tin workspace mà Bạn muốn người dùng mở ra mổi khi họ vào Excel. Startup Workbook ngầm định (Default Startup Workbook) và các AutoTemplate. Nếu bạn không chỉ ra workbook cụ thể nào bạn muốn mở khi vào Excel, tự Excel sẽ mở một workbook mới, chưa lưu cho bạn. Workbook này được lấy từ AutoTemplate, một Template tự dộng nạp có tên là Book.xlt được lưu trong folder Xlstart (hoặc trong Alternate Startup Folder).
Ngoài ra bạn cũng có thể xác định phông chữ ngầm định, kiểu định dạng, tiêu đề, logo công ty, công thức, macro, hay các mục chọn khác của workbook mới cho các người dùng bằng cách tạo một Custom AutoTemplate. Để tạo một workbook AutoTemplate, hãy tạo hoặc mở workbook bạn muốn, chọn Save As trên menu File, sau đó lưu workbook dưới dạng Template (chọn File style là Template) với tên là Book.xlt. Chép tập tin kết quả vào folder Xlstart hoặc vào Alternate Startup Folder.
Khi người dùng nhấn nút New trên Toolbar, Excel sẽ tạo một workbook mới dựa trên AutoTemplate. Ngoài ra khi chọn New từ menu File hay khi nhấn nút Start a New Document trên Microsoft Office Shortcut Bar AutoTemplate hiện lên trong tab General như một biểu tượng (icon) với tên là Workbook.
Tập tin Workspace. Để mở nhiều workbook cùng lúc Bạn có thể tạo một tập tin workspace cho chúng. Tập tin workspace chứa các thông tin như danh sách, địa chỉ, kích thước, vị trí trên màn hình của các workbook cần mở. Cần biết là trong bản thân tập tin workspace không chứa các workbook. Để tạo tập tin workspace, bạn hãy mở tất cả các workbook cần thiết, điều chỉnh kích thước, vị trí của chúng trên màn hình, sau đó chọn mục Save Workspace trên menu File. Tên ngầm định của tập tin workspace do Excel gán cho là Resume.xlw, bạn có thể đổi lại tên theo ý mình. Nếu muốn mở tập tin workspace tự động mổi khi vào Excel, bạn sao tập tin này vào folder Xlstart hay vào Alternate Startup Folder. Tên của các workbook và địa chỉ của chúng được lưu trong tập tin workspace, do đó nếu dời các tập tin workbook đi chổ khác, Excel sẽ không tìm thấy chúng.
Một cách nôm na ta có thể so sánh workbook của Excel như văn bản (document) của Word, hay như tập tin trình diễn của Powerpoint. Workbook là nơi dữ liệu được lưu trữ theo dạng thức của Excel, các workbook của Excel đều có phần mở rộng là .xls.
Microsoft Excel lưu các tập tin workbook dưới dạng BIFF (binary interchange file format). Thực chất các workbook là những tập tin phức hợp (compound file), bao gồm một hệ thống phân cấp các đơn vị lưu trữ (storage) và các chuổi (stream). Một đơn vị lưu trữ tương đương như một folder, còn một chuổi tương đương như một tập tin trong folder. Dạng thức lưu trữ tập tin nói trên là sự thể hiện OLE của chuẩn lưu trữ theo mô hình cấu trúc (Structured Storage Model).
Template là một workbook đặc biệt được dử dụng như khuôn mẫu để tạo các workbook khác cùng dạng. Các Teplate có phần mở rộng là .xlt.
Bạn có thể tạo những Template cho từng nhóm làm việc tùy theo nhu cầu. Ví dụ tạo template về báo cáo kinh doanh. Các người dùng trong nhóm sau đó có thể sử dụng nó để tạo những báo cáo hàng tuần, v.và Những cấu hình được lưu trong Template xác định các thông số của một workbook được tạo dựa trên Template đó như sau:
Khi bạn mở một template, Excel mở nó như một bản sao thứ hai, chưa có tên và chưa được lưu, bao gồm mọi thứ (data, formatting, formulas, macros, styles, scenarios, v.và) chứa trong Template "thật". Bản chính này vẫn còn nguyên trên đĩa và không hề bị thay đổi.
Để tạo một Template, trước hết bạn hãy tạo một workbook chứa tất cả các thứ bạn muốn, sau đó chọn Save As trên menu File. Đặt tên cho nó, chọn ở mục Save As Type là Template và lưu vào một folder chia sẻ chung nào đó trên mạng mà bạn muốn. Nếu lưu Template vào folder Xlstart (hoặc vào Alternate Startup folder) thì sẽ dùng được mọi thứ trong Template ngay khi mở workbook mới bằng New trên menu File.
Lưu ý mặc dầu Template trong folder Startup cho phép sử dụng ngay khi tạo một workbook mới, nhưng chỉ có một Template với tên là Book.xlt nêu ở trên mới thực sự là Autotemplate. Nếu bạn khởi động Excel bằng cách nhấn nút New trên toolbar hay nút Start a New Document trên Microsoft Office Shortcut Bar thì workbook mới được tạo dựa trên Autotemplate này.
Ngoài việc lưu những workbook như tập tin .xls hay .xlt, bạn còn có thể lưu chúng như các Add-in. Các Add-in được dịch từ Excel sẽ có đuôi là .xla. Bạn có thể tạo những Add-in với các chức năng bổ sung theo ý mình và khi liên kết nó vào Excel bạn sẽ có cảm giác như thể chính Excel mang sẵn trong mình những chức năng này vậy. Lưu ý Add-in có thể được viết bằng ngôn ngữ C, khi dịch những Add-in này tập tin thu được sẽ có phần mở rộng là .xll (trong Word các Add-in kiểu này có đuôi là .wll).
Các Add-in đi kèm với Microsoft Excel được thể hiện trên hình bên. Tùy theo cách chọn ban đầu khi cài đặt Excel mà mổi nười dùng sẽ có những Add-in khác nhau. Bạn có thể bổ sung thêm sau khi cài Excel bằng cách chọn mục Add-Ins trên menu Tools.
Folder ngầm định của Add-in khi cài đặt là \Excel\Library và các folder con của chúng. Một số Add-in đòi hỏi .dll riêng hoặc Add-in dịch từ C bổ sung thêm vào tập tin .xla (xem bảng dưới).
| Add-In | Tên File | Mô tả |
| Analysis ToolPak | Funcres.xla, Procdb.xla, Analys32.xll | Bổ sung các chức năng hổ trợ cho tính toán tài chính, các hàm cho tính toán kỹ thuật. Cung cấp các công cụ phân tích về tài chính, kỹ thuật. |
| Analysis ToolPak - VBA | Atpvbaen.xla | Bổ sung các hàm Visual Basic cho Analysis ToolPak |
| Microsoft Query<< | Xlquery.xla | Truy xuất dữ liệu từ những bảng và những tập tin cơ sở dữ liệu bên ngoài sử dụng Microsoft Query. |
| ODBC | Xlodbc.xla, Xlodbc32.dll | Bổ sung các hàm cho worksheet và macro để truy xuất dữ liệu từ những nguồn bên ngoài qua Microsoft Open Database Connectivity (ODBC) |
| Report Manager | Reports.xla | Tổ chức in ấn các report phù hợp với những sắp xếp định trước |
| Solver | Solver.xla | Phục vụ cho tính toán giải pháp của các Scenarios |
| Template Utilities | Tmpltnum.xla | Bổ sung các tiện ích được sử dụng bởi những Template của Excel |
| Template Wizard with Data Tracking | Wztemplt.xla | Tạo Template để xuất dữ liệu từ một worksheet đến một cơ sở dữ liệu |
| Update Links | Updtlink.xla | Chuyển những liên kết với Add-in của Excel 4.0 thẳng đến Add-in mới |
| View Manager | Views.xla | Lưu cách trình bày của màn hình hiện hành, cho phép người dùng xem worksheet của mình với những cách trình bày khác nhau được lưu từ trước. |
| AutoSave | Autosave.xla | Bổ sung chức năng lưu các workbook tự động. |
Các thành phần của workbook được lưu trong các bảng (sheet) của workbook đó. Những thành phần này bao gồm tất cả nội dung của các ô gồm dữ liệu và cả công thức, kiểu định dạng của ô, đồ thị, macro, các add-in, các thông số về mức độ bảo mật của workbook. Dưới đây chúng ta đi vào chi tiết cho từng thành phần.
Các giá trị không đổi được lưu trong các ô thường là các giá trị số, thời gian, ngày tháng, dấu %, hoặc các ký hiệu toán học hoặc văn bản. Cách Excel trình bày số liệu trên ô phụ thuộc vào kiểu định dạng của ô đó, do đó số hiển thị trên ô có thể khác với số thật sự được lưu (với đến 15 chữ số). Ngầm định, Excel thực hiện các tính toán dựa trên số liệu chính xác mà nó lưu thực sự trong ô (Full Precision). Tuy nhiên nếu muốn bạn vẫn có thể bắt Excel tính toán dựa trên số liệu hiển thị trên ô bằng cách chọn mục Precision As Displayed trên tab Calculation của hộp thoại Options.
Khi kết quả từ một công thức mà dường như là sai, đó có thể là do có sự khác biệt giữa độ chính xác giữa số hiển thị và số được lưu thực sự. Ví dụ, có 2 ô chứa giá trị là 1.007, và một công thức cộng 2 giá trị này ở ô thứ 3, kết quả là 2.014.
Nếu tất cả 3 ô có kiểu trình bày với 2 số lẻ sau dấu thập phân thì kết quả tính là 1.01+1.01=2.01, rõ ràng chúng ta thấy không đúng. Còn nếu chọn để Excel tính toán dựa trên số liệu màn hình (Precision As Displayed) thì ta có kết quả 1.01+1.01=2.02, là đúng, tuy nhiên đó lại không phải là giá trị có độ chính xác ta cần.
Nguyên nhân: Một khi bạn chuyển qua tính toán dựa trên số liệu hiển thị, Excel sẽ lưu toàn bộ các hằng số vào các ô đúng như nó được thể hiện trên màn hình, tức là 1.01 thay vì 1.007 trong trường hợp trên.
Cách tính toán dựa trên số liệu hiển thị: có tác dụng đối với tất cả các worksheet trong workbook hiện hành; không có tác dụng đối với các số có dạng thức là General (vì các số này luôn được hiển thị với độ chính xác thật sự (tức Full Precision); làm chậm khâu tính toán so với trước vì Excel phải trải qua thêm giai đoạn làm tròn số trước khi thực hiện phép tính.
Công thức là chuỗi các giá trị, các tham chiếu, các hàm hay toán tử để tạo ra những giá trị mới từ các giá trị hiện có. Công thức là một trong số các thành phần được lưu với workbook. Các ô được tham chiếu đến trong một công thức có thể theo địa chỉ tương đối, có thể tuyệt đối, có thể lẫn lộn hoặc có thể theo tên. Cách tham chiếu theo tên cho phép tránh được sai sót khi bạn xóa hoặc dời chổ ô.
Scenario, là một nhóm giá trị cho sẵn (còn được gọi là các ô thay đổi - changing cells) được đặt tên và được lưu với workbook. Nhiều Scenario hợp lại thành Scenario Collection. Bằng cách thay đổi các Scenario bạn có thể so sánh đánh giá kết quả thu được. Bạn có thể kết nối nhiều Scenarios ở các workbook khác nhau, với điều kiện tất cả các workbook đều phải được mở.
Những định dạng của ô được lưu riêng so với dữ liệu, thành một tập hợp các định dạng. Những tập hợp này được lưu chung như một kiểu (style). Kiểu có thể sao chép giữa các ô, thay đổi hay xóa đi mà không ảnh hưởng đến dữ liệu được lưu trong ô.
Bảng dưới cho thấy một số định dạng được xác định bởi kiểu chỉ ra.
| Number | Dấu thập phân, dấu cách, dấu tiền tệ, kiểu trình bày số âm, các dạng thức trình bày khác của số như tiền tệ, ngày tháng, phân số, v.v.. |
| Alignment | Theo chiều ngang, chiều dọc, hướng thể hiện text, có ngắt dòng hay không trên ô |
| Font | Phông chữ, kiểu chữ, kích thước, các hiệu ứng đặc biệt, màu sắc, v.v.. |
| Border | Vị trí và kiểu khung của ô |
| Pattern | Bóng và màu sắc của ô |
| Protection | Xác định dữ liệu trong ô có được bảo vệ hay không, công thức có ẩn hay không. Mục này chỉ có tác dụng khi cả worksheet cũng được bảo vệ (protected). |
Kiểu (styles) được lưu chung với workbook. Bạn có thể chép những kiểu từ một workbook này đến workbook khác bằng cách chọn Merge trong hộp thoại Style, chọn workbook mà bạn muốn lấy kiểu từ đấy. Cả workbook nguồn (source) và workbook đích (destination) đều phải được mở. Tất cả các kiểu từ workbook nguồn sẽ được sao sang workbook đích. Trong trường hợp có kiểu trùng tên, bạn sẽ được hỏi muốn chép đè lên hay không.
Tất cả ô trong một bảng tính mới được định dạng ngầm định theo kiểu Normal (tương tự văn bản trong Word với Normal.dot). Bạn có thể thay đổi thoải mái và lưu những chỉnh sửa này vào Normal style, tuy nhiên chúng sẽ không có tác dụng đối với một workbook mới khác, trừ khi bạn liên kết nó (merge) vào workbook mới hay lưu nó cùng với workbook như một template mới.
Nếu Normal style được thay đổi và lưu như Autotemplate, những thay đổi này sẽ có tác dụng đối với toàn bộ các workbook mới. Lưu ý phông chữ ngầm định mà Normal style sử dụng được xác định bởi Standard Font trên tab General trong hộp thoại Options. Dữ liệu này được lưu trong khóa Registry Hkey_Current_User\Software\Microsoft\Excel\7.0\Microsoft Excel, như giá trị chuổi cho Font (String Value).
Bạn có thể tạo biểu đồ hay đồ thị dựa trên một vùng dữ liệu chọn trước. Phụ thuộc vào các mục bạn chọn mà biểu đồ có thể được lưu trên cùng bảng tính dưới dạng những ô được liên kết chung, hay được lưu như một sheet riêng trong workbook hiện hành. Biểu đồ được liên kết động (linked dynamically) với dữ liệu lưu trên worksheet. Điều này có nghĩa là khi ta thay đổi dữ liệu biểu đồ sẽ thay đổi theo, hoặc khi thay đổi cách thể hiện dữ liệu trên biểu đồ qua Data Marker thì dữ liệu trong các ô được liên kết tới cũng sẽ thay đổi. Data Marker có thể hiểu là ký hiệu (như chấm, thanh, vùng, dải, v.và) biểu diễn một điểm dữ liệu hay một giá trị đơn trên đồ thị lấy từ một ô của bảng tính.
Bạn có thể thay đổi data markers cho các dạng biểu đồ sau: thanh ngang (bar), cột (column), đường (line), khoanh tròn (pie), cụm (stacked), vòng (doughnut), điểm (scatter hay còn gọi là XY chart). Cần lưu ý những Data Marker trên biểu đồ 3 chiều không thể thay đổi.
Phần text trên biểu đồ cũng được liên kết với phần text trong các ô của worksheet. Những phần text này thường được dùng để biểu diễn tên biểu đồ, tên các trục, chú thích cho đồ thị. Nếu bạn chỉnh sửa text trên ô, thì phần text liên kết trên biểu đồ sẽ thay đổi theo. Nhưng nếu làm ngược lại, tức là thay đổi text thẳng trên biểu đồ, thì mối liên kết đến ô lại bị phá vỡ. Excel lưu biểu đồ trong tập tin workbook. Bạn có thể sao chúng từ workbook này sang workbook khác, hoặc đến các ứng dụng khác của Office, như Word hay Powerpoint.
Định dạng biểu đồ tự động (autoformats for charts) Thay vì định dạng từng phần nhỏ của biểu đồ, bạn có thể thay đổi dễ dàng và nhanh chóng cách trình bày biểu đồ của mình bằng cách chọn AutoFormat. Excel lưu các dạng biểu đồ AutoFormat mẫu trên một sheet biểu đồ riêng trong workbook có tên là Xl5galry.xls. Mổi AutoFormat là một trong 14 dạng biểu đồ định sẵn, và có thể có thêm chú thích, kiểu đường kẻ, nhãn dữ liệu, tổ hợp màu, vị trí sắp xếp, v.và . Excel chỉ có 14 AutoFormat đi kèm, tuy nhiên lại cho phép bạn tạo thêm các AutoFormat của mình bằng cách chọn User-Defined, chọn Customize trên hộp thoại AutoFormat.
Sau khi tạo một loạt các biểu đồ AutoFormat mẫu, hãy lưu chúng trong một workbook. Khi bạn lưu tập tin, những Autoformat tự tạo sẽ được lưu vào Xl5galry.xls. Để những người khác trên mạng dùng chung các AutoFormat này, hãy làm một trong các bước sau:
Các Macro lưu mã Visual Basic trong những workbook, cho phép bạn thực hiện nhanh và tự động mhững thao tác khá phức tạp. Bạn có thể tạo macro sau đó chia sẻ chúng theo một số cách sau:
Như các bảng macro. Khi lưu trong workbook, những module của Visual Basic được lưu lại trong bảng và được gọi là bảng macro (macro sheet). Những người dùng khác sau đó có thể chép các sheet này vào workbook của mình.
Như các workbook. Bạn có thể tạo một workbook gồm nhiều macro, trong đó mổi module Visual Basic là một macro sheet riêng. Để những người dùng khác sử dụng được các sheet này khi vào Excel, hãy lưu workbook nói trên vào folder Xlstart hoặc Alternate Startup.
Như các Add-ins. Bạn có thể chia sẻ các macro như những phiên bản riêng "đặc biệt" của Excel đã được custom-hóa bằng cách lưu workbook như những add-in. Để mở những add-in này tự động cho các người dùng khác, hãy chép chúng vào folder Xlstart hoặc Alternate Startup.
Cách duy nhất để thay đổi chúng là mở workbook, thực hiện các thay đổi và sau đó lưu workbook. Bạn có thể cài mật mã ở mức workbook, và cả ở mức sheet để tăng tính bảo mật của dữ liệu. Ơở mức sheet, những thành phần sau có thể thiết lập chế độ bảo vệ:
Excel cung cấp 6 dạng thức bản đồ mẫu để thực hiện các phân tích hay so sánh dữ liệu theo vùng địa lý: Value Shading, Category Shading, Dot Density, Graduated Symbols, Pie Charts, và Column Charts. Những dạng thức này và đối tượng sử dụng chúng được mô tả trong phần trợ giúp của Data Map (cần biết là phần Help này chỉ xem được khi bạn mở một Data Map server). Những dạng thức bản đồ nói trên cho phép bạn thể hiện sự phân bố dữ liệu theo từng vùng, hoặc thể hiện mối tương quan giữa hai số liệu khác nhau, ví dụ như chỉ số bán hàng trong một thành phố với dân số của thành phố đó.
Data Map bao gồm một OLE server và một số các bản đồ đi kèm để sử dụng với Data Map server. Bạn có thể dùng Data Map trong mọi ứng dụng hổ trợ OLE dạng như Excel, Word hay các phần mềm Office khác. Trong các ứng dụng này, bạn có thể chỉnh sửa đối tượng Data Map tại chổ sử dụng khả năng OLE Visual Editing. Ngoài ra bạn còn có thể sao chép hay dời chổ các đối tượng Data Map bằng chức năng OLE Drag and Drop.
Không phụ thuộc vị trí của đối tượng Data Map, dữ liệu cho bản đồ xuất xứ từ các bảng tính của MS Excel hoặc các cơ sở dữ liệu của MS Access. Bạn có thể tạo các Data Map trong Excel, sau đó thả chúng vào Word hay Powerpoint, tuy nhiên khi ấy sẽ phá vỡ sự liên kết đến dữ liệu. Để cập nhật Data Map mới trong Word hay Powerpoint, bạn phải chép đè bản đã được cập nhật từ Excel (hay Access). Tuơng tự như trên, khi liên kết một Data Map được tạo từ Excel vào Office Binder, sẽ phá vỡ sự liên kết đến dữ liệu trong Excel.
| Thuật ngữ | Mô tả | Ví dụ |
| Map Template | Lưu tập hợp các chức năng như biên giới quốc gia, tên thành phố, sân bay, xa lộ, v.và. Một số Map Template chỉ chứa thông tin cho một dạng dữ liệu nhất định như mã bưu điện. Những tập hợp chức năng đơn lẻ này thường còn gọi là centroid maps. | Map Template nước Mỹ bao gồm các chức năng sau: biên giới, các thành phố chính, các thành phố thường, sân bay, xa lộ liên bang, có Centroid map với mã ZIP của bưu điện Mỹ |
| Features | Chỉ tập hợp biên giới chính trị hoặc đơn vị vật lý như thành phố, sân bay trong một Template. | chức năng hiện tên các thành phố lớn nước Mỹ |
| Data Set | Ô dữ liệu chỉ đến (map to) một Map template | Chỉ số bán tại các thành phố chính trong Map Template nước Mỹ |
| Geographic data | Ô dữ liệu tương ứng với tên của biên giới hoặc các chức năng khác như thành phố trên một Map Template. | Ô dữ liệu "AL" và "AK" tương ứng tên các đường biên giới như "Alabama" hay "Alaska," trong Map Template nước Mỹ. |
Tất cả các tập tin bản đồ được cài đặt trong folder \Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Datamap\Data. Data Map tìm những dữ liệu tra cứu về bản đồ trong tập tin có tên Geodict.dct. Vị trí của tự điển này được cài và lưu giữ trong registry trong khóa Hkey_local_machine\Software\Microsoft \DataMap\Directories, như những giá trị dạng text cho Data Map.
Để truy cập được bản đồ, trước hết bản đồ phải được đăng ký trong tự điển, do đó nếu bạn xóa những tập tin bản đồ dữ liệu liên quan, Excel sẽ báo lổi khi bạn cố truy cập đến. Cũng như bạn không thể đơn giản chép những tập tin dữ liệu bản đồ vào folder nói trên, thao tác chép không làm bản đồ trở thành đã được đăng ký trong tự điển, do đó cũng không thể truy cập được.
Để bổ sung hoặc loại bỏ các tập tin bản đồ bạn cần dùng đến Data Installer (Datainst.exe), tập tin đi kèm khi bạn cài Data Map, thường ở trong folder \Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Datamap. Lưu ý bạn không thể trực tiếp chỉnh sửa tự điển nói trên mà phải dùng Data Installer. Khi loại một bản đồ khỏi tự điển bạn chưa phải đã xóa nó khỏi đĩa. Để xóa thực sự bạn phải xóa trực tiếp trên tập tin.
Những tập tin Data Map sử dụng chung dạng thức như các tập tin của MapInfo 3.0. Mổi bản đồ có từ 4 đến 5 tập tin. Ví dụ bản đồ thế giới World Map gồm các tập tin bảng 4
| Tên File | Mô tả |
| World.dat | Dạng nhị phân. Lưu trữ tất cả tên địa danh, biên giới trên bản đồ |
| World.id | Dạng nhị phân. Lưu trữ những thông tin về sự tương quan giữa các bản đồ |
| World.ind | Dạng nhị phân. Lưu trữ các chỉ mục để truy cập nhanh đến tập tin .map, chỉ sử dụng cho những bản đồ lớn. |
| World.map | Dạng nhị phân. Lưu trữ giá trị các kinh tuyến, vĩ tuyến trên bản đồ |
| World.tab | Tập tin mô tả (map descriptor file), lưu trữ thông tin về phiên bản, tên do người dùng tự đặt cho bản đồ, v.v.. |
Có 3 cách tạo đối tượng Data Map trong Excel:
Khi tạo một đối tượng Data Map, Excel tự kiểm tra vùng dữ liệu mà bạn chọn. Nếu tìm thấy Excel sẽ lấy từng cột trong vùng nói trên và ghép (nói cách khác là so sánh) với dữ liệu trong các Map Template cài sẵn. Mổi bản đồ chính trong Template chứa một nhóm các tên (trong tập tin .dat), những tên này tương ứng với các vùng biên giới trên bản đồ, ví dụ "Washington," "Colorado", v.và. Để dữ liệu bạn chọn có thể hiện trên bản đồ, Data Map phải thực hiện được thao tác ghép nói trên với mức "thành công" là 80%. Lúc đó Excel sẽ tự mở vùng bản đồ tương ứng và chèn dữ liệu của bạn vào.
Trong một số trường hợp Data Map có thể thành công với hơn một bản đồ. Ví dụ, "Germany" tìm thấy trên World Map và cả trên Europe by Country Map. Những lúc này Excel sẽ cho phép chọn bản đồ nào bạn muốn sử dụng hơn. Nếu như Data Map không tìm thấy bản đồ nảo khả dĩ cho dữ liệu của bạn, nó "lờ " những dữ liệu này và nhờ bạn chọn vùng bản đồ nào cần trình bày trên màn hình. Tương tự vậy, nếu quá trình "so sánh" nói trên kéo dài quá 5 giây (vâng, chỉ quá 5 giây!), Data Map cũng sẽ ngừng chế độ Auto-matching và nhờ sự can thiệp của bạn. Một khi bản đồ được chọn, Excel sẽ tự đặt dữ liệu lên.
Cũng không loại trừ khả năng Data Map không nhận ra một vùng địa lý nào đó trên bản đồ. Nguyên nhân có thể vì dữ liệu không có trong template, hoặc có thể vì bạn dùng tên vùng khác với tên mà Excel tìm thấy trong template. Ví dụ như bạn dùng "Mainland China" thay vì "Peopleõs Republic of China", hay "Vietnam" thay vì "Viet Nam". Những lúc đó Data Map sẽ lần lượt hiển thị những tên "lạ" khi bạn chọn công cụ Labels để giúp bạn hiệu chỉnh chúng. Ngoài ra bạn có thể tham khảo tên các nước, dữ liệu về dân số, tỷ lệ nam nữ, v.và trong tập tin Mapstats.xls, nằm trong folder \Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Datamap\Data.
Ngầm định Data Map đưa dữ liệu từ cột đầu tiên trên bảng tính của bạn vào bên cạnh địa danh tương ứng trên bản đồ. Nếu tiếp tục tìm thấy nhiều dữ liệu chỉ đến cùng một địa danh, Excel sẽ cộng tiếp vào giá trị trên bản đồ, ngoài ra bạn cũng có thể tính giá trị bình quân của chúng.
Data Map chỉ tìm dữ liệu trên một Template và trên một bản đồ tại một thời điểm, do đó nếu vùng dữ liệu của bạn bao trùm nhiều bản đồ thì Data Map chọn vùng có số địa danh trùng nhiều nhất, còn những dữ liệu khác thì xem như "không đáp ứng". Điều này có thể hiểu qua ví dụ sau: bạn chọn dữ liệu về dân số cho các bang của nước Mỹ và cho Nhật bản. Hiển nhiên Data Map gán thành công cho bản đồ nước Mỹ, nhưng sẽ bỏ qua tên của nước Nhật.
Tìm hiểu cách Excel giải quyết các xung đột Những xung đột này có thể xảy ra khi Excel tìm thấy các tập tin cùng tên trong folder Startup và cả trong folder Alternate Startup, hoặc khi giao diện người dùng được thay đổi bằng macro hoặc bằng mã Visual Basic.
Một điều cần biết là Excel mở tập tin trong Startup folder trước tập tin trong Alternate Startup folder. Do đó nếu có hai tập tin trùng tên trong hai folder nói trên thì tập tin trong Alternate Startup folder sẽ bị bỏ qua. Ví dụ bạn có Xl5galry.xls (có thể khác nội dung nhau) trong cả hai folder trên thì chỉ những AutoFormats được xác định trong \Xlstart\Xl5galry.xls là có hiệu lực.
Có hai cách để tạo Toolbar trong Excel:
Nếu một add-in A liên kết đến một add-in B khác, ví dụ đến Add-in cần cho ODBC như Xlodbc.xla - hãy chắc là khi gởi Add-in A này cho người dùng khác, trên máy họ đã có Add-in B. Để chắc chắn hơn, bạn hãy lưu Add-in được liên kết đến này trong folder của Add-in gọi nó, tức của Add-in A. Khi bạn biên dịch workbook nguồn thành Add-in, Excel sẽ gắn đường dẫn của Add-in B thẳng vào Add-in A. Trong trường hợp Add-in A gọi đến B mà không tìm thấy theo đường dẫn có sẵn, nó sẽ tìm theo trình tự sau: