Cấu trúc của Microsoft Word (MS Word) bao gồm 3 thành phần chính sau: phần ứng dụng (Word Application), phần văn bản (Document) và phần mẫu tạm (Template). Mỗi phần tác động lên văn bản Word theo một cách khác nhau.
Phần ứng dụng cung cấp những Menu chuẩn, các lệnh (Command) và các thanh công cụ (Toolbar). Phần mẫu Template dùng với 2 mục đích: a) cung cấp các kiểu mẫu có sẵn để tạo những văn bản mới theo các chủ đề khác nhau; b) làm nơi lưu trữ các kiểu mới tạo, macros, các dữ liệu của AutoText, các lệnh và cấu hình của Toolbar đã được "tùy chọn hóa" (customized). Phần văn bản chứa và văn bản, hình ảnh, các thông số về định dạng (bao gồm định dạng trang, định dạng ký tự, đoạn) cho ngay chính văn bản đó.
Điểm chính yếu để hiểu cấu trúc Word là hiểu ba thành phần nói trên tương tác với nhau như thế nào. Trong số ba thành phần kể trên, phần mẫu tạm (template) có ảnh hưởng nhiều nhất đến hai thành phần còn lại.
Template cung cấp các chức năng sau:
Người dùng có thể thay đổi, tùy chọn phần ứng dụng của Word để thích ứng cho các mục đích khác nhau nhờ sự giúp đỡ của Template. Ví dụ đối với người mới, chúng ta có thể chỉnh Menu và Toolbar sao cho họ từng bước có thể làm quen với Word qua các lệnh cơ bản, rồi dần dần chuyển lên những Menu phức tạp với các công cụ trên Toolbar phong phú hơn.
Template thường đóng vai trò như một khuôn mẫu và dựa vào đó các văn bản sẽ được xây dựng nên. Bằng cách này người dùng có thể tạo nhanh các văn bản chuẩn như thư từ, Fax, mẫu tin dạng Memo hoặc thậm chí (như chúng ta vẫn thường sử dụng mỗi khi vào Word) tạo các văn bản mới với những định dạng tương ứng.
Hàng ngày chúng ta có thể sử dụng mà không để ý đến một Template "bình thường" nhưng "quan trọng" của Word, đó là Normal Template. Bình thường vì chúng ta vào Word mà ít để ý đến sự hiện diện của nó, quan trọng là vì nó giữ lại những thông số của phần ứng dụng và phần văn bản. Nói nôm na nó đem lại sự quen thuộc của một môi trường mà chúng ta làm việc hàng ngày. Chắc hẳn không ít lần Bạn bực mình vì có ai đó vào Word "của Bạn" và thay đồi đủ thứ, từ kiểu trình bày trang giấy trên màn hình đến phông chữ ngầm định.
Một Template, ví dụ như Memo có thể tiết kiệm cho Bạn rất nhiều thời gian bằng cách thay Bạn đặt lề trang, chèn biểu tượng công ty, đưa vào tự động các dòng dạng như "Memo", "To:", "From:" , và Bạn chỉ cần điền các thông tin cần thiết (xem hình).
Trong Word tất cả các văn bản đều được xây dựng trên nền Template. Khi người sử dụng tạo văn bản mới, nó sẽ mang những thông số của Template được chọn. Và người dùng có thể tạo một văn bản mới theo nhiều cách khác nhau.
Nếu người sử dụng:
Theo ngầm định Word sẽ sử dụng Normal Template ngoại trừ khi người dùng chỉ định Template khác. Bên cạnh Normal Template, Word còn cung cấp thêm các Template cho những dạng văn bản phồ biến như letters, memos, reports, và mailing labels. Nguời dùng có thể sử dụng những Template này theo kiểu "nguyên bản" hoặc cũng có thể thay đồi cho phù hợp ý của mình và kể cả tạo mới hòan toàn một Template cho một chủ đề nhất định.
Trong quá trình soạn thảo không nhất thiết phải theo một mẫu Template cố định mà có thể kết hợp nhiều dạng Template khác nhau bằng cách chọn mục Template trên menu File.
Các thông số lưu trong Normal Template có tác dụng đối với tòan bộ các văn bản, được gọi là Global - toàn cục. Nếu trong văn bản ta sử dụng những Template khác thì các thông số của Template đó chỉ có tác dụng trong văn bản đó. Dưới đây là minh họa.
Thông số trong Normal Template có hiệu lực đối với tất cả các văn bản. Thông số trong những Template khác chỉ có hiệu lực với những văn bản xây dựng dựa trên Template đó.
Khi chọn một Template (gọi là Attaching A Template) qua mục Template trong menu File của Word ta đã chuyển Template đó thành Global Template. Khi đó người dùng có thể sử dụng các Macro, các định dạng qua AutoText, các lệnh đã thay đổi theo ý riêng (hay gọi là Customized Commands) trong cả Normal Template và Global Template trong tất cả các văn bản của mình. Tuy nhiên Style trong Global Template không được bổ sung vào trong văn bản, Word vẫn tiếp tục sử dụng Style từ Template nền mà từ đó văn bản được xây dựng lên.
Chuyển các mục của Template thành Global khi khởi động WordBạn có thể có một số cài đặt riêng trong Template, ví dụ cho Toolbar, macros hay AutoText. Và Bạn muốn nó dùng được chung cho tất cả người dùng mổi khi họ vào Word. Thay vì làm bản sao của Template đó trong Normal Template, Bạn có thể chuyển nó thành Global mổi khi khởi động Word.
Để nạp một Template thành Global khi khởi động Bạn hãy tạo bản sao của Template đó, sau đó lưu bản sao này vào folder Startup trong folder Winword. Đừng đơn giản dời Template từ folder gốc của nó, vì làm như vậy Template sẽ không có tác dụng khi người dùng muốn tạo một văn bản mới bằng cách nhấn nút New trên menu File.
Khi làm việc theo nhóm (Workgroup) có 2 nơi mà Word dùng để lưu trữ các Template:
Khi chúng ta tạo một văn bản mới các Template từ cả User Template và Workgroup Template folder sẽ hiện lên hộp thoại New. Theo ngầm định Word lưu các User Template vào folder Template, còn với Workgroup Template thì Bạn phải xác định vị trí folder trước.
Trong quá trình khởi động chương trình nếu Word không tìm thấy Normal Template (mà trình tự tìm của Word với Template này là trong folder User Template, trong folder của Windows và trong folder hiện hành), Word sẽ sử dụng một mẫu văn bản chuẩn với các thông số được cài sẵn bởi Microsoft. Cũng cần biết rằng trong lần khởi động đầu tiên chưa có Normal Template (tức tập tin Normal.dot), tập tin này sẽ được tạo khi người dùng thoát khỏi Word.
Trong trường hợp các thông số trong một Template này có "đụng độ" với các thông số trong một Template kia, Word sẽ giải quyết chúng theo trình tự ưu tiên như sau:
Ví dụ kiểu Heading 1 được xác định trong Normal Template là Arial Bold, 18 points, nhưng nếu ta chọn một Template khác mà trong đó kiểu Heading 1 được xác định là Times Roman bold, 24 points thì Word sẽ sử dụng các thông số trong kiểu thứ hai.
Đối với các Global Template mà có đụng độ về thông số, Word sẽ giải quyết chúng theo mức độ ưu tiên theo trình tự xuất hiện của chúng trên hộp thoại Template and Add-ins. Các Template trong Startup folder có mức độ ưu tiên cao hơn.
Các thành phần khác nhau của Word như Style, Macro, thông số ngầm định của trang, các định dạng AutoText, AutoCorrect và các lệnh riêng (Custom Command) được lưu ở 2 trong số 3 cấp của cấu trúc Word. Một số thành phần được lưu thẳng ở cấp văn bản, một số thành phần khác ở cấp Template, các thành phần còn lại ở trong cả 2 cấp nói trên.
Về các thành phần lưu ở cấp Template: một số chỉ lưu trong Normal Template hoặc Template kết nối với văn bản, một số khác trong Global Template. Bảng dưới đây cho chúng ta thấy các thành phần nào của từng loại Template tác động đến văn bản và nơi chúng được lưu trữ:
| Thành phần | Document file | Attached template | Normal template | Global templates |
| Văn bản và hình ảnh (Document text & Graphics) | * | |||
| Văn bản khuôn và hình ảnh (Boilerplate text and graphics) | * | *1 | *3 | |
| Kiểu (Styles) | * | *2 | *2,3 | |
| Cấu hình trang ngầm định (Default page settings) | * | *1 | *1,3 | |
| Các đề mục của AutoText (AutoText entries) | * | * | ||
| Macro (Macros) | * | * | ||
| Lệnh và thanh công cụ (Custom command and toolbar settings) | * | * | ||
| Các đề mục của AutoCorrect (AutoCorrect formatted text entries) | *4 | |||
| 1. Ghi vào văn bản khi văn bản được tạo lần đầu tiên 2. Ghi vào văn bản khi văn bản được tạo lần đầu tiên hoặc khi mở văn bản với điều kiện mục "automatically update styles" được chọn 3. Có tác dụng chỉ đối với văn bản kết nối với Normal Template 4. Tất cả phần đầu mục dưới dạng văn bản thường (Plain Text) của AutoCorrect được lưu trong Registry của Windows 95. | ||||
Khi văn bản được tạo lần đầu tiên, Word sao toàn bộ các thông tin từ Template kết nối với văn bản bao gồm cả phần khuôn mẫu (Boilerplate Text) và hình ảnh vào văn bản. Kể từ thới điểm này, phần text và hình ảnh sẽ được lưu chung cùng văn bản. Những thay đồi về phần khuôn mẫu cũng như hình ảnh trong Template sau đó sẽ không ảnh hưởng đến văn bản.
Khi tạo văn bản lần đầu, Word sẽ lấy các kiểu từ Template nền của văn bản. Tuy nhiên không mối liên kết nào giữa kiểu của Template và kiểu của văn bản được tạo nên, do đó khi người dùng thay đồi những kiểu trong văn bản thì những thay đồi này chỉ lưu trong văn bản. Tương tự như vậy đối vối kiểu trong Template.
Nếu muốn những thay đồi này có tác dụng với kiểu trong văn bản Bạn vào menu File, chọn Templates, đánh dấu vào ô Automatically Update Document Styles. Và mổi lần khi mở văn bản Word sẽ sao kiểu trong Template được chọn vào văn bản.
Lệnh AutoFormat phân tích phần Text trong văn bản, sau đó gán kiểu cho phần text này "gần" với kiểu được sao từ Template nền. Nếu AutoFormat không tìm thấy một kiểu "chấp nhận được" trong số các kiểu chứa trong văn bản, nó sẽ dùng các kiểu cài sẵn (Built-in) của Word. Những kiểu Built-in này cho phép AutoFormat định dạng các thành phần của văn bản như Body Text, Heading, Bulleted List, v.và Tuy nhiên Bạn vẫn có thể thay đồi kiểu cài sẵn này bằng cách chọn mục Style trong menu Format, nhấn vào nút Modify. Những thay đồi này không ảnh hưởng đến các kiểu gốc, vì kiểu Built-in cũng đã được sao vào văn bản bởi AutoFormat. Hình dưới minh họa một số kiểu Built-in Bạn có thể sử dụng để định dạng các thành phần của văn bản.
Khi người dùng muốn chọn kiểu trình bày cho văn bản của mình bằng lệnh AutoFormat hoặc bằng chính các kiểu cho truớc - họ có thể sử dụng thư viện Kiểu có sẵn bằng lệnh Style Gallery trên menu Format và đồng thời có thể xem trước văn bản mình sẽ thay đồi thế nào nếu chấp nhận những kiểu ấy (xem hình).
Bằng cách này chúng ta có thể sử dụng nhiều kiểu khác nhau trong cùng một văn bản. Khi người dùng muốn chọn các kiệu trong Template khác, Word sao toàn bộ các kiểu trong Template đó vào văn bản. Điều này dẫn đến các tác dụng sau:
Các đầu mục (Entries) của AutoText được lưu trong Template. Để có thể sử dụng trong toàn bộ các văn bản của Word bạn hãy lưu chúng trong Normal hoặc Global Template. Nếu chỉ muốn cho các đầu mục đó có tác dụng trong văn bản có dạng tương tự như văn bản hiện hành hãy lưu chúng trong Template kết nối với văn bản hiện hành.
Để bổ sung hoặc chỉnh sửa các đầu mục AutoText Bạn phải mở Template ở chế độ Non-Global (vì Global Template không thể sửa đổi). Để làm điều này hãy mở Template trực tiếp qua mục Open trong menu File, chọn Document Template từ hộp thoại File of Type. Hoặc mở một văn bản mà Template kết nối đến (lưu ý không phải là văn bản mà Template được nạp vào). Để phân biệt một Template được kết nối hay nạp vào văn bản, chọn mục Templates trong menu File. Những Template có tên hiện trong hộp thoại Document Template chính là Template được kết nối và chúng có thể chỉnh sửa được. Còn những Template có tên hiện trong hộp thoại Global Templates and Add-ins là những Template được nạp, chúng chỉ có thể đọc.
Word lưu các Macro trong Template. Khi người dùng tạo một Macro mới, nó được lưu ngầm định trong Normal Template và có tác dụng toàn cục (global). Ngoài ra người dùng cũng có thể xác định Template mà một Macro sẽ kết nối đến.
Để lưu một Macro trong Template khác với Normal, thì hoặc Template đó hoặc văn bản mà Template kết nối đến phải là hiện hành. Nếu muốn tạo một Macro trong Global template, phải mở Global Template đó chứ không phải văn bản mà nó kết nối đến.
Để tạo Macro sử dụng lệnh Macro trong menu Tools, chọn tên Template có trong ô Macro Available In, sau đó nhấn Create để mở cửa sồ soạn thảo Macro mới.
Để ghi Macro mới, chọn Template có trong ô Make Macro Available To trong hộp thoại Macro Record Sự kết hợp giữa Macro và Template cho phép tạo ra những giao diện Word thật sự mới đáp ứng các nhu cầu riêng của người sử dụng.. Vì Macro được lưu trong Template do đó việc "trao đổi, phổ biến" những bản Word đã được "đặc biệt hóa" tương đối dễ dàng, chỉ cần sao các bản Template tương ứng.
Các đầu mục của AutoCorrect với phần văn bản đã được định dạng sẽ được lưu trong Normal Template (khi mục Replace With Formatted Text trong hộp thoại AutoCorrect được chọn). Còn tất cả phần đầu mục dưới dạng văn bản thường (Plain Text) của AutoCorrect được lưu trong Registry của Windows 95.
Bằng cách thay đồi sự sắp xếp của Toolbar, các Menu hoặc các phím tắt bạn có thể làm cho Word đáp ứng tốt hơn những yêu cầu của mình (ví dụ thêm những lệnh thường xuyên sử dụng hay bỏ những lệnh ít dùng khỏi Toolbar, Menu). Để thay đổ Bạn vào chọn mục Customize trong Menu Tools. Sau đó có thể lưu chúng trong Normal Template, Template đang được mở dể chỉnh sửa hay trong Template được kết nối với văn bản. Để những thay đồi này có tác dụng trong mọi văn bản hãy lưu chúng trong Normal Template hay trong một Template sẽ được chuyển thành Global.
Những thông số ngầm định của trang như lề, khồ giấy, biên v.và cũng tương tự như Kiểu, chúng được lưu trong Template. Khi một văn bản mới được tạo nên chúng lấy những thông số này từ Template nền. Những thay đổ về cấu hình trang chỉ ảnh hưởng đến riêng văn bản và không tự động lưu vào Template, tuy nhiên ta cũng có thể ghi chúng vào Template để sử dụng cho nhiều văn bản sau này. Để làm điều đó, hãy chọn Default trong hộp thoại Page Setup.
Chúng ta có thể tận dụng những ưu điểm của Style, Toolbar, Macro hay AutoText được tạo trong những Template khác. Nếu để ý Bạn sẽ thấy nút Organizer mỗi khi mở các hộp thoại về Style, Toolbar, Macro hay AutoText trong Word. Hãy sử dụng chức năng này để copy những mục bạn muốn giữa các Template. Cũng có thể sử dụng Organizer để xóa, đổi tên Style, các đầu mục AutoText, Macro hay Toolbar.
Word Wizard là công cụ hữu ích giúp Bạn tạo nhanh các văn bản - bởi vì Wizard thay Bạn làm các thứ. Về mặt cấu trúc Wizard là các Template "đặc biệt", Bạn có thể nhận thấy chúng với phần mở rộng .WIZ . các Wizard đi kèm theo Word dùng chung một giao diện. Thành phần chính của Wizard là Macro hoặc tồ hợp nhiều Macro được lưu chung với Template. Và chính những Macro này đã tự động hóa thao tác tạo văn bản thay Bạn.
Word cung cấp Wizard để giúp Bạn tạo những văn bản thuộc các nhóm như: Agenda, Award, Calendar, Fax Cover Sheet, Legal Pleading, Letter, Memo, NewsLetter và Resume. Ngoài ra Word cũng có một Wizard giúp Bạn tạo bảng. Bạn có thể tham khảo thêm tài liệu Microsoft Word Developer's Kit để tạo ra những Wizard chuyên dụng, tự động thực hiện những công đoạn phức tạp thay cho người sử dụng.
Add-ins là những chương trình bồ sung cho Word được viết bằng ngôn ngữ C, các Add-ins làm việc tương tự như những lệnh hoặc chức năng chuyên của người dùng. Bạn có thể đưa các lệnh Add-ins vào Toolbar hoặc Menu, hay gán chúng với những phím tắt (tương tự như với Macro).
Về mặt cấu trúc mà nói Add-ins được "đưa" vào Word ở mức Template. Add-ins cũng thay đồi Toolbar, lệnh trên Menu và phím tắt giống Template. Bạn có thể mua hay tự viết các Add-ins cho riêng mình (những thí dụ điển hình về Add-ins như công cụ Fax, Mail của một số nhà sản xuất phần mềm tiện ích hổ trợ thêm cho Word, Excel, v.và). Để sử dụng Add-ins trước hết phải "nạp" chúng vào Word (tương tự như Template), theo ngầm định Add-ins chỉ có tác dụng một khi Bạn còn ở trong Word. Nếu muốn một Add-in tự động nạp mỗi khi Bạn vào Word, hãy lưu nó trong folder Startup.