Microsoft Office for Windows (MS Office) được xây dựng cùng Hệ Điều hành (HĐH) Windows 95 nhằm góp phần thay đổi phong cách làm việc của người dùng trên PC, đó là: tập trung vào công việc của bạn chứ không phải vào phần mềm. MS Office 95 cho phép bạn tạo dữ liệu của mình và xử lý chúng với những công cụ khác nhau. Mỗi công cụ là một ứng dụng riêng với các quy tắc riêng, nhưng Office tích hợp tất cả chức năng của chúng thành một vùng làm việc thống nhất, một "văn phòng", một "Office" thực sự như tên gọi của nó.
MS Office 95 là sự kết hợp các ứng dụng như Word, Excel, PowerPoint, Schedule+ và Access. Người dùng sẽ chỉ nhận thấy một giao diện thống nhất cho toàn bộ các ứng dụng. Menu và các tên lệnh đã được chuẩn hóa không chỉ về khía cạnh thuật ngữ mà còn cả về thứ tự và vị trí sắp xếp của chúng trên màn hình (trên thực tế Microsoft Word, Excel và PowerPoint chia sẻ chung tám trong số chín Menu). Nếu người dùng đã quen với một trong số các ứng dụng của Office thì sẽ rất dễ dàng khi sử dụng công cụ của những ứng dụng khác.
Để tìm hiểu về kiến trúc của MS Office 95 ta đi vào một số phần cơ bản sau:
Kỹ thuật liên kết và nhúng đối tượng OLE là nền tảng của sự tích hợp các ứng dụng Office, và mỗi ứng dụng của Office được viết theo chuẩn này. Do đó về khía cạnh kiến trúc chương trình, các ứng dụng Office hình thành trên một thể tích thống nhất.
Nhờ OLE Bạn có thể kéo văn bản từ một folder đến Office Binder hoặc MS Exchange Inbox, vẫn giữ nguyên những nội dung, thông số đồng thời có được thêm những tính năng, dịch vụ mà ứng dụng đích cung cấp. OLE xử lý những văn bản phức hợp này như một thể thống nhất, tuy vẫn giữ lại nét đặc thù của từng văn bản.
OLE cho phép chèn dữ liệu từ văn bản chủ (server) vào một văn bản khách (client), ví dụ các ô từ bảng tính MS Excel vào MS Word. Dữ liệu hay bất kỳ đối tượng nào có thể được liên kết (linked) hoặc nhúng thẳng (embedded) vào văn bản.
OLE hình thành phương thức chuẩn để các ứng dụng lưu lại những thông tin (Properties) cho văn bản và MS Office 95 cũng sử dụng tổ hợp các chuẩn thông tin này trong toàn bộ những ứng dụng của Office. Nhờ đó bất kỳ ứng dụng nào hổ trợ OLE đều có thể truy cập đến những thông tin này. Các thông tin trên bao gồm:
Summary Information. Các thông tin này đã quen thuộc đối với người dùng Office 4.x., đó là những thông tin khi hộp thoại Summary Info xuất hiện. Trong MS Office 95 nhiều chi tiết mới được bổ sung thêm vào Summary Info.
Document Summary Infomation. Là tập hợp các thông tin của văn bản, rộng hơn và bao gồm cả Summary Info nói trên. Hộp thoại Property đối của các ứng dụng MS Office 95 bao gồm các tab sau: General, Summary, Statistics, Contents, Custom.
General Properties. Bao gồm các thông tin chung về tập tin (ví dụ tên, kích thước, dạng, thuộc tính tập tin, v.v) Statistics properties. Bao gồm các thông tin dạng thống kê chung về tập tin (ví dụ số lần lưu, tổng thời gian hiệu chỉnh, tổng số trang, dòng, đoạn, số slide hoặc video clip, kiểu trình bày, v.v)
Contents Properties. Tại đây lưu tên các thành phần khác nhau trong văn bản (ví dụ tên các văn bản trong Binder, tên các bảng tính (sheets) trong workbook, tên các slide trong một tập tin PowerPoint, v.v)
Custom Properties. Cho phép người dùng tạo những thông tin riêng của mình, có thể là các giá trị chứa trong "vùng thông tin của tập tin" (Property Stream) hoặc liên kết với vùng nội dung nào đó từ các tập tin của Word, Excel hoặc PowerPoint, v.v... Vùng thông tin nói trên là vùng riêng trong cấu trúc của tập tin chỉ dùng để lưu những thông tin dạng Property của văn bản. Dạng Property đúng là number (VT_4 or VT_R8), date (VT_DATE), boolean (VT_BOOL), và text (VT_LPSTR).
Khi một Property liên kết với nội dung văn bản, người dùng sẽ tự chọn nguồn gốc của giá trị của Property đó. Giá trị sẽ được hiển thị trong danh sách Property với biểu tượng 2 móc xích dính nhau bên trái, nếu vì một lý do nào đó giá trị nguồn không tìm thấy (do bị dời chổ hoặc bị xóa) biểu tượng sẽ hiển thị dưới dạng 2 móc xích bị đứt rời (xem hình).
Các Property do người dùng tự xác định được lưu nơi ở nơi riêng biệt với những Property khác do đó sẽ không có xung đột nếu tên trong Custom Property trùng với tên trong Property của Summary Information hay Document Summary Information. Ngoài ra nếu muốn bạn có thể dấu những thông tin này đi (ví dụ trước khi gởi đến folder chung của MS Exchange) bằng cách đặt dấu "_" ở ngay trước ký tự đầu tiên của tên Property, ví dụ: "_EmployessEarningGreaterthan80k".
Tuy nhiên dấu "_" vẫn cho phép thấy nội dung Property trong hộp thoại Property, chỉ đơn thuần những chương trình dạng MS Exchange Server sẽ không hiển thị những nội dung này lên màn hình khi truy cập đến văn bản.
Mỗi ứng dụng trong MS Office 95 sẽ xác định có giao thức MAPI nào được cài đặt trên hệ thống hay không (ví dụ MS Exchange Client, MS Mail hoặc cc:Mail). Khi đó ứng dụng sẽ tìm giá trị DLL32 của registry HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\MICROSOFT\MICROSOFTOFFICE\95\MAPIDLL và sử dụng các .DLL theo đường dẫn này. Trong trường hợp khóa registry này không tìm thấy, ứng dụng sử dụng Windows MAPI và Mapi32.dll
Nếu hệ thống thư tín 16-bit (VIM-vendor independent messaging system) được tìm thấy (ví dụ cc:Mail) ứng dụng sẽ cài một DLL 32-bit để chuyển đổi những cuộc gọi từ MAPI sang VIM, MAPIVI32.DLL là 32-bit DLL và đặt đường dẫn trong registry MAPIVI32.DLL là 32-bit DLL. Ngoài ra để giao tiếp với dịch vụ thư tín VIM 16-bit cần một DLL 16-bit, MAPIVTTK.DLL.
Khi ứng dụng của MS Office 95 tìm thấy chương trình cung cấp dịch vụ Email tự nó sẽ thêm hai lệnh Send và Add Routing Slip vào menu File. Nhờ đó người dùng có thể gởi thẳng thư tín từ ứng dụng Office mà không cần phải khởi động chương trình Email. Nếu MS Exchange Client có cài trên máy, bạn sẽ có thể dùng Word của Office như chương trình soạn thảo thư tín (WordMail), kết hợp với Schedule+ và PostOffice (dạng hộp thư điện tử). PostOffice có thể là dạng bạn chọn khi cài đặt Windows 95, hoặc bất kỳ dạng thức Mail Server nào có hổ trợ MAPI 1.0.
Ngoài ra ứng dụng Office cũng kiểm tra có kết nối nào đến MS Exchange Server không trên hệ thống bằng cách kiểm tra khóa registry Hkey_Local_Machine\Software\Microsoft\Exchange\Client\ Extensions. Nếu tìm thấy giá trị của MS Exchange Server, ứng dụng sẽ bổ sung lệnh Post To Microsoft Exchange Folder vào menu File. lệnh này cho phép bạn gởi văn bản đến folder chung (Public Folder) trong Exchange. Tại đây có thể lưu 3 dạng chính là văn bản, thư nhắn (emai message) và form. Ngoài ra cũng có thể sử dụng phương pháp Drag And Drop để gởi văn bản đến folder chung nói trên.
Folder chung lưu văn bản như là những đối tượng OLE. Đối với người dùng các văn bản trong folder chung hiển thị như những tập tin trên đĩa. Tuy vậy Exchange xử lý chúng như là những thư nhắn (mail message), chứ không như tập tin. Chính điều này dẫn đến hai sự khác biệt cơ bản giữa foledr chung của MS Exchange và folder thực trên đĩa:
Một điểm cần lưu ý là chức năng chia sẻ tin của MS Excel không có tác dụng đối với những văn bản trong folder chung nói trên, bởi vì Excel không thể xác định có một hay nhiều người dùng đang truy cập đến văn bản khi văn bản được nhúng vào một thư nhắn.
Khi người dùng lưu một văn bản trong folder chung, Exchange sẽ tiến hành thủ tục thu nhập những thông tin Property của tập tin và chuyển chúng sang thành Property của API. Dưới đây là 3 nhóm Property khác nhau mà Exchange xử lý:
Sau quá trình xử lý này những thông tin trên sẽ hiển thị khi ta chọn vào Property của tập tin trên menu File.
Các ứng dụng trong MS Office 95 chia sẽ chung những công cụ như Spell Checking, Microsoft Graph, Equation Editor, DataMap, Organization Chart, WordArt, AutoCorrect, v.v. Mỗi công cụ này làm việc như một ứng dụng riêng. Phần lớn chúng có những tập tin thực hiện riêng (.EXE) và bao gồm nhiều thư viện DLL. Những công cụ này đôi khi được cài sẵn với các ứng dụng, ví dụ Microsoft Graph được Word và PowerPoint chia sẽ chung cho dù có Office cài trên máy bạn hay không.
Những công cụ nói trên được xác định trong các khóa registry Hkey_Local_Machine Software\Microsoft\Shared Tools và ngầm định các công cụ này được hứa trong Program Files\Common Files\Microsoft Shared folder.
Một điều cần biết là một số công cụ chỉ làm việc từ trong ứng dụng Office, do vậy khi khởi động chúng trực tiếp từ Explorer, bạn sẽ nhận thông báo lỗi "the application must be run from within another program" (ví dụ trường hợp Graph5.exe của MicrosoftGraph) hoặc một số là OLE Server, tức bạn có thể sử dụng chúng qua mục Insert\Object trong bất kỳ ứng dụng nào hổ trợ OLE. Bảng trong bài cho thấy những công cụ được chia sẽ bới các ứng dụng Office.
Các ứng dụng của MS Office 95 chia sẽ chung một số mã trong các thư viện DLL. Những thư viện này cung cấp một số chức năng mà bạn không có được nếu mua từng ứng dụng riêng biệt.
Chính những mã chung này cho phép tích hợp các thao tác như tạo văn bản mới, chia sẻ danh sách đầu mục trong AutoCorrect, v.v... trong tất cả các ứng dụng Office. Các DLL của Office, DLL của ứng dụng trong Office và DLL chia sẻ chung thường truy cập đến các DLL khác bao gồm cả DLL hệ thống của Windows 95, do đó trong quá trình cài đặt nếu các ứng dụng khác ghi đè lên các DLL này thì Office có thể chạy sai.
DLL chính chịu trách nhiệm hỗ trợ các thành phần dùng chung của Office là MSO95.DLL. Hai chức năng chủ yếu mà MSO5.DLL hỗ trợ là:
Khi nhấn vào nút "Start A New Document" trên MS Office 95 Shortcut Bar một danh sách các Template sẽ hiện ra. Nếu bạn chọn Template nào ứng dụng Office sẽ liên kết với Template đó để tạo một văn bản mới. Theo ngầm định các Template này nằm trong folder \MSOffice\Template và các folder con của nó. Bạn có thể xác định lại địa chỉ lưu giữ những Template bằng cách chọn trên Office Shortcut Bar mục Customize, sau đó chọn tab Settings. Đối với các Template chia sẻ chung trên mạng, vào chọn Workgroup Template, chọn Modify.
Ngoài ra cũng có thể sử dụng khóa registry HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\MICROSOFT\MICROSOFTOFFICE\95\FILENEW để thay đổi. Đường dẫn xác định trong khóa LocalTemplates dành cho các Template cục bộ, còn trong SharedTemplate dành cho Workgroup Templates. Nếu hai đường dẫn đều được xác định, trên hộp thoại New sẽ xuất hiện toàn bộ các Template của cả hai nơi.
Chức năng AutoCorrect trước kia chỉ có trong MS Word cho phép sửa các lỗi chính tả trong quá trình nhập văn bản hoặc tạo các tổ hợp từ tắt cho các câu, đoạn thường dùng. Trong MS Office 95 các ứng dụng chia sẻ chung danh sách AutoCorrect do đó tất cả các văn bản đều đồng nhất về từ ngữ. Khi cài đặt Office ghi tập tin MSOFFICE. ACL chứa các danh sách AutoCorrect vào thư mục Windows, khi người dùng lưu vào tập tin USERNAMENNN.ACL, với USERNAME là tên của người dùng khi khai báo vào Windows (User's Logon Name) và NNN là số xác định bổ sung của người dùng.
Khi một ứng dụng Office khởi động, các thao tác sau được tiến hành thông qua MSO95.DLL:
Nạp tập tin .ACL có giá trị xác định bởi khóa registry HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\MICROSOFT\MICROSOFT OFFICE\95\AUTOCORRECT\LIST
Nếu giá trị khóa trong bước 1 không xác định được hay không tồn tại, tập tin .ACL trong đường dẫn ngầm định HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\MICROSOFT\SHARED TOOLS\AUTOCORRECT\LIST sẽ được nạp.
Khi thoát khỏi ứng dụng Office phần mã AutoCorrect trong MSO95.DLL được thực hiện các thao tác sau:
Bạn có thể tự sửa các đầu mục của AutoCorrect trên menu Tools trong bất kỳ ứng dụng Office nào. Các đầu mục này lưu trong registry, trong khóa HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\MICROSOFT OFFICE\95\AUTOCORRECT\SETTINGS. Cần biết giá trị khóa HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\MICROSOFT OFFICE\95\AUTOCORRECT\SETTINGS lưu dưới dạng nhị phân và không sửa đổi được.
Office bổ sung một số dịch vụ vào từng ứng dụng nhằm mục đích thống nhất những thao tác chung như tạo, mở văn bản, lập lịch hẹn, v.v... Trong các trường hợp này bạn không cần phải khởi động Shedule+, hay Excel trước, mà bắt đầu ngay với công việc mình cần, phần còn lại sẽ do Office đảm nhận. Những dịch vụ mà Office cung cấp là Microsoft Office Shortcut Bar, Office Binders, và Find Fast.
Microsoft Office Shortcut Bar là bản nâng cấp của Microsoft Office Manager từ Office 4.x. Đây là tổ hợp các thanh công cụ giúp cho người dùng có thể khởi động nhanh các ứng dụng. Ngầm định Microsoft Office Shortcut Bar bao gồm Toolbar của Office, Desktop, Programs, Accessories, và The Microsoft Network (MSN) nếu như có MSN cài trên hệ thống. Ngoài ra, bạn có thể tự tạo Toolbar của mình, kéo và thả bất cứ ứng dụng, printer hay folder nào Bạn muốn vào Toolbar. Các Toolbar trên Office Shortcut Bar là các tập tin *.TBB trong \Msoffice\Office\ShortCut Bar, các nút hiện trên Toolbar ngầm định là các tập tin shortcut chứa trong \Msoffice\Office\ShortCut Bar\Oggice. Nếu là người quản lý mạng, bạn có thể dùng Network Installation Wizard để thay đổi tổ hợp các tập tin này trong folder của mỗi người dùng trên mạng.
Địa chỉ folder của Toolbar do bạn tạo nên được xác định trong registry của Windows. Mỗi Toolbar có registry riêng trong khóa sau:
Hkey_Current_User\Software\Microsoft\OfficeShorcut Bar\Toolbars;
\Hkey_Current_User\Sofware\Microsoft\OfficeShortcut Bar
\Position
\Height
\Left
\Top
\Width
\Toolbars
Key:\
Value:
Mỗi Toolbar có cặp giá trị nhị phân, tên của giá trị là đường dẫn của folder, giá trị chỉ ra tập tin và thứ tự của chúng. Dấu ngăn cách có thể xác định bởi ký tự (-). Bốn byte đầu tiên trong danh sách xác định màu của Toolbar, hai byte cuối là số dòng của nút cuối cùng trên Toolbar.
Ví dụ nếu folder C:\MY DOCUMENTS\WORK có đưa vào Toolbar, thông số của folder sẽ có các dạng như sau:
[KEY] C:\MY DOCUMENTA\WORK [VALUE]MY FIRST FILE()MY SECOND FILE() MY THIRD FILE()-()MY LAST FILE()()
Trong trường hợp tên: Toolbar có 3 nút, sau đó là dấu ngăn , sau đến nút cuối. Mỗi nút phải tương ứng với một tập tin, tên những tập tin trong danh sách bắt đầu bằng dấu (*) được xem như ẩn và chỉ hiển thị khi ta vào hộp thoại Customize.
Office Binders ở đây có thể xem như một cặp hồ sơ "điện tử" chứa những tài liệu, hồ sơ của người dùng mà nội dung của chúng bao gồm bảng tính, văn bản, slide trình diễn, v.v... Tại đây chúng được lưu trữ hoặc lấy ra như một hồ sơ hợp nhất, in ra và chỉ một thao tác với số thứ tự trang liên kết như một hồ sơ thực thụ. Tuy nhiên bạn vẫn có thể tách nội dung Binders theo từng phần và lưu chúng thành những tập tin riêng biệt.
Trên thực tế Binders là một trung tâm OLE cho những đối tượng văn bản. Điều này nghĩa là nếu bạn mở một văn bản Word, Binder sẽ kích hoạt các công cụ Word cần thiết để soạn thảo, nhưng những thay đổi này không ảnh hưởng đến văn bản gốc, tương tự vậy những thay đổi trong văn bản gốc không ảnh hưởng đến văn bản trong Binder.
Find Fast Indexer là công cụ cho phép tạo các chỉ mục của văn bản (index) trên hệ thống đơn hoặc trên mạng. Tuy chúng ta không "nhận thấy" Find Fast Indexer khi nó làm việc, nhưng chính các ứng dụng của Office sử dụng chức năng này để tìm kiếm tập tin nhanh hơn.
Indexer và các chỉ mục không chiếm nhiều tài nguyên của máy và thông thường Indexer làm việc ở chế độ nền trong trạng thái chờ (Idle-Time Proccess).
Ngầm định Setup của Office cài Indexer với FindFast.exe trong folder \MSOFFICE\OFFICE, sau đó tạo shortcut trong \WINDOWS\START MENU\STARTUP folder, cài Find Fart trong Control Panel của Windows 95, tạo tập tin Ffastlog.txt trong folder \WINDOWS\SYSTEM. Địa chỉ của Indexer được xác định trong khóa registry HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\MICROSOFT\SHARED TOOLS LOCATION, địa chỉ của tập tin log trong HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\MICROSOFT\SHARED TOOLS\FINDFAST\95.
Bạn có thể vào Find Fast chỉnh sửa, tạo hoặc xóa các chỉ mục. Theo ngầm định Find Fast Indexer tạo ra chỉ mục cho tất cả các văn bản Office, tuy nhiên bạn vẫn có thể tạo chỉ mục cho bất kỳ dạng tập tin nào bạn muốn. Khi tạo chỉ mục Indexer tạo các tập tin _ofidx.ffa,_ofidx.ffl, và_ofidx0.ffx trong folder cần "chỉ mục hóa".
Khi tạo chỉ mục Indexer tạo một chỉ mục chủ (Single Master Index) và sắp xếp, tối ưu kích thước và tốc độ của chỉ mục chủ này. Find Fast indexer cập nhật và tối ưu hóa chỉ mục chủ theo các bước sau:
Thời gian giữa các lần cập nhật được xác định tự động bởi Indexer dựa trên lần cập nhật gần nhất và theo các quy tắc sau:
Những thông tin, lỗi trong các lần cập nhật được ghi lại trong tập tin Flastlog.txt. Indexer sẽ không đưa ra thông báo mỗi lần gặp lỗi, để xem những thông báo này Bạn phải chọn Show Indexer Log trên menu Index. Các sự kiện mới nhất sẽ được ghi ở đầu và độ lớn Flastlog.txt được giữ ở mức 20 KB.
Trên đây là một số nét khái quát về kiến trúc Microsoft Office cho Windows 95. Chúng tôi sẽ tiếp tục giới thiệu cụ thể hơn về bộ phần mềm văn phòng này trên các số PC World VN tiếp theo.
| Công cụ | Ứng dụng | Địa chỉ |
| Art Gallery | MS Access, MS Excel, MS PowerPoint, MS Word | \Program File\Common Files\Microsoft Shared\Artgalry |
| Data Access Objects | MS Access, MS Excel | \Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Dao |
| Data Map | MS Access, MS Excel | \Program Files\Common Files\ Microsoft Shared\DataMap |
| Equation Editor | MS Access, MS Excel, MS PowerPoint, MS Word | \Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Equation |
| Graphics Filters | MS PowerPoint, MS Word | \Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Grphflt |
| Microsoft Graph | MS Access, MS Excel, MS PowerPoint, MS Word | \Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Msgraph5 |
| Microsoft Info | MS Access, MS Excel, MS PowerPoint, MS Word | \Windows\Msapps\Msinfo |
| Microsoft Query | MS Access, MS Excel, MS Word | \Program Files \Common Files\Microsoft Shared\Msquery |
| Microsoft Organization Chart | MS Access, MS Excel, MS PowerPoint, MS Word | \Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Orgchart |
| Spell checking dictionary | MS Access, MS Excel, MS PowerPoint, MS Word | \Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Proof |
| Microsoft WordArt | MS Access, MS Excel, MS PowerPoint, MS Word | \Program Files\Common Files\Microsoft Shared\WordArt |